Vad är en PDF? Vad står PDF för? Vi har alla använt en PDF, kanske tusentals gånger. Men vad är egentligen en PDF? En PDF, eller Portable Document Format,...

Vad är en PDF? Vad står PDF för?

Vi har alla använt en PDF, kanske tusentals gånger. Men vad är egentligen en PDF? En PDF, eller Portable Document Format, är ett filformat utvecklat för att presentera och utbyta dokument pålitligt, oberoende av programvara, hårdvara eller operativsystem. Termen "PDF" står för Portable Document Format, och det används för att spara filer som inte kan ändras men som enkelt kan delas och skrivas ut. Det omfattar olika element som text, bilder, hyperlänkar, formulär, knappar, grafiska element och typsnitt. Låt oss utforska, vad är egentligen en PDF.

PDF:ens historia: Vem uppfann den, när och varför

Adobe Systems uppfann PDF-formatet 1992. Målet var att skapa ett filformat som kunde behålla fast formatering, liknande ett tryckt dokument. Genom att få dokument att se likadana ut på alla datorer blev de mer tillgängliga och delbara, vilket ökade produktiviteten i företag. Sedan dess har PDF:er spridit sig i både personliga och affärsmässiga sammanhang och folk har frågat "vad är en PDF?"

Vad är egentligen ett PDF-filformat?

En PDF-fil, som står för Portable Document Format, är ett filformat som används för att presentera och utbyta dokument pålitligt, oberoende av programvara, hårdvara eller operativsystem. Uppfunnet av Adobe, kan PDF-filer innehålla en mängd olika dokumenttyper från text och bilder till kompletta, interaktiva 3D-designs.

En nyckelfunktion hos Adobe PDF-filer är deras förmåga att bevara utseendet på ett dokument — inklusive layout, typsnitt, färger och grafik — över alla plattformar, vilket säkerställer att dokumentet ser likadant ut, oavsett vilken enhet eller programvara som används för att öppna det. Detta är en kritisk funktion när dokument behöver delas eller skrivas ut i ett universellt format.

PDF-filer kan också innehålla interaktiva element som hyperlänkar, formulär, knappar, video och ljud. De kan skyddas med lösenord för säkerhet, och digitala signaturer kan användas för att autentisera källan till en PDF-fil.

Dessutom kan PDF:er optimeras för högkvalitetsutskrift, standardkvalitetsutskrift eller en e-bok. De stöder också en version för långtidsarkivering av dokument där all information som behövs för att visa dokumentet på samma sätt är inbäddad i filen.

Detta universella och flexibla filformat används i stor utsträckning i professionella och personliga sammanhang, från kontrakt, manualer och e-böcker till skannade dokument, interaktiva formulär och mycket mer.

Vad är en PDF och hur använder du den?

Nu när vi vet vad en PDF är, låt oss se hur vi kan använda den. För att använda en PDF-fil behöver du en PDF-läsare programvara. Den mest populära är Adobe Acrobat Reader, en gratis PDF-visare som kan öppna och interagera med alla typer av PDF-innehåll. Den finns tillgänglig för olika operativsystem inklusive Windows, MacOS och Android. Andra PDF-läsare inkluderar Foxit, Googles webbläsare Chrome och olika andra gratis PDF-läsarappar för iOS och Android.

En PDF, eller Portable Document Format, är ett mångsidigt filformat som bevarar typsnitt, bilder, grafik och layout från ett källdokument, oavsett vilken dator eller programvara det ursprungligen skapades på. Detta gör att delning av dokument digitalt blir mer pålitlig och enklare, eftersom det behåller den ursprungliga designen och layouten över alla enheter.

PDF:er används i många sammanhang, från affärs- och juridiska dokument till formulär, manualer, e-böcker och mycket mer. De kan innehålla länkar och knappar, formulärfält, ljud, video och till och med affärslogik. Du kan också skydda dina PDF:er med lösenord och behörigheter, integrera dem i arbetsflöden och till och med använda elektroniska signaturer.

Att använda en PDF är enkelt:

1. Öppna och läsa PDF:er: Du kan öppna en PDF-fil på nästan vilken enhet som helst med hjälp av olika applikationer. De flesta webbläsare, som Google Chrome, Firefox och Safari, kan öppna PDF:er. Dedikerade PDF-läsare, som Adobe Acrobat Reader, finns också tillgängliga för Windows, MacOS, iOS, Android och andra operativsystem.
2. Skapa PDF:er: Det finns flera sätt att skapa en PDF. Många ordbehandlingsprogram, som Microsoft Word eller Google Docs, har en funktion för att spara eller exportera ett dokument som en PDF. Specialiserad programvara, som Adobe Acrobat, kan skapa mer komplexa PDF:er.
3. Redigera PDF:er: För att redigera en PDF-fil behöver du en PDF-redigerare som Adobe Acrobat Pro, PDFelement eller Foxit PhantomPDF. Dessa applikationer låter dig ändra text, lägga till bilder, ändra layout och mer. Tänk på att redigerbarheten av en PDF kan begränsas om skaparen av filen har skyddat den med ett lösenord.
4. Dela PDF:er: Att dela PDF-filer är lika enkelt som att skicka en fil i ett e-postmeddelande, dela en länk om PDF:en är lagrad i en molnlagringstjänst, eller till och med dela den via meddelandeappar.
5. Kom ihåg, den största fördelen med att använda en PDF är förmågan att behålla det exakta innehållet och layouten av dokument, oavsett vilken dator eller programvara som används för att öppna dem.

Vad är huvudsyftet med PDF?

Huvudsyftet med PDF-formatet är att säkerställa att ett dokument ser likadant ut oavsett vilken enhet eller operativsystem som används för att visa det. PDF fångar ett dokument som en bild så att dess innehåll förblir konsekvent över alla plattformar.

Hur gör jag ett dokument till en PDF?

För att göra ett dokument till en PDF kan du använda funktionen "Spara som" i Microsoft Word, Excel eller Google Docs. Välj PDF-format när du sparar filen, och ditt dokument kommer att konverteras till en PDF. Du kan också använda Adobe Acrobat för att konvertera filer från andra format, som DOCX, PNG eller JPG, till PDF.

Hur ser en PDF ut?

En PDF ser ut som en fångad bild av ett dokument, som behåller den ursprungliga formateringen, typsnitten och layouten. Den kan också innehålla interaktiva element som formulär, knappar och hyperlänkar. Till skillnad från webbsidor, som kan se olika ut i olika webbläsare eller skärmstorlekar, ser en PDF likadan ut på alla enheter.

Vilka är fördelarna med PDF?

PDF-filer har många fördelar. De behåller sitt format oavsett enhet, operativsystem eller programvara som används för att öppna dem. De är kompakta och kan enkelt delas eller skrivas ut. De kan skyddas med lösenord för säkerhet och kan också stödja interaktiva funktioner. PDF:er kan också innehålla anteckningar och digitala signaturer. Dessutom kan de göras kompatibla med PDF/A-standarden, en ISO-godkänd version av PDF som är specialiserad för digital arkivering och långsiktig bevarande av elektroniska dokument.

Vad är skillnaden mellan pdf och pdf/a?

PDF och PDF/A är båda filformat baserade på PDF-standarden, men de har några viktiga skillnader utformade för att möta olika behov.

PDF (Portable Document Format): Detta är standardformatet som uppfanns av Adobe och används för att bevara och utbyta digitala dokument. PDF-filer kan innehålla en mängd olika innehåll inklusive text, grafik, bilder och multimedieelement som ljud, video och interaktiva fält. De kan också innehålla en rad externa referenser och beroenden, som typsnitt, färgprofiler och hyperlänkar.

PDF/A (Portable Document Format for Archiving): Detta är en version av PDF-standarden som är utformad för långsiktig dokumentlagring och arkivering. 'A' i PDF/A står för 'Arkivering.' PDF/A-filer är självförsörjande, vilket innebär att all information som behövs för att visa dokumentet på samma sätt, oavsett tid och teknik som används, är inbäddad i filen.

Den viktigaste skillnaden mellan de två formaten handlar om detta koncept av självförsörjning. I en standard-PDF kan vissa element som typsnitt och färgprofiler länkas till externa resurser. Om dessa externa resurser ändras eller inte är tillgängliga i framtiden, kanske PDF:en inte visas som avsett.

I kontrast, en PDF/A bäddar in alla nödvändiga resurser inom själva filen för att säkerställa att dokumentet kan reproduceras troget i framtiden, även om de ursprungliga resurserna som användes för att skapa dokumentet inte längre är tillgängliga. Till exempel, alla typsnitt som används i ett PDF/A-dokument är inbäddade direkt i filen.

Detta gör PDF/A till ett idealiskt format för att arkivera dokument som behöver bevaras exakt under lång tid. Det innebär dock också att PDF/A-filer kan vara större än standard-PDF-filer, och de kan inte innehålla vissa typer av innehåll, som multimedieelement eller JavaScript, som potentiellt kan förändras över tid eller utgöra en säkerhetsrisk.

PDF/A-formatet är en ISO-standardiserad version av PDF-standarden, och det har flera undertyper (som PDF/A-1, PDF/A-2 och PDF/A-3) som erbjuder olika nivåer av efterlevnad och kompatibilitet. Dessa är utformade för att möta olika arkiveringsbehov och begränsningar.

Vad är skillnaden mellan en PDF och ett Word-dokument?

Även om både PDF och Word-dokument används för att visa text, tjänar de olika syften. Ett Word-dokument (.doc eller .docx) är en fil som enkelt kan redigeras och formateras. Det används när innehållet i filen fortfarande skrivs, redigeras eller behöver manipuleras. En PDF, å andra sidan, används för den slutliga versionen av dokument som behöver delas eller skrivas ut, eftersom formatet förblir konsekvent över alla plattformar.

Vilka är några fördelar och nackdelar med att använda en PDF?

Den största fördelen med att använda en PDF är dess plattformsoberoende. Utseendet på en PDF förändras inte beroende på vilken enhet eller programvara som används för att visa den. Dessutom kan PDF:er säkras med ett lösenord, vilket förhindrar obehörig åtkomst. De tillåter också integration av multimedieelement, som ljud, video, hyperlänkar och interaktiva formulär.

Men att redigera en PDF kan vara utmanande och kräver ofta specifik programvara som en PDF-redigerare. Även om PDF:er kan inkludera olika medietyper, kan stora mediefiler drastiskt öka storleken på PDF:en, vilket gör den svår att dela.

Skillnad mellan Adobe Acrobat och Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader är en gratis PDF-läsare som låter dig läsa, skriva ut och kommentera PDF-dokument. Adobe Acrobat, däremot, är en betald programvara som går utöver att bara visa PDF:er. Den inkluderar funktioner för att skapa, redigera, säkra och konvertera PDF-filer.

Bästa programvaran för att skapa PDF:er

Vilken är den bästa appen för att skapa PDF:er?

1. Adobe Acrobat: Adobe Acrobat är allmänt känt som en av de mest kraftfulla och mångsidiga programvarorna för att skapa PDF-filer. Det låter användare konvertera olika typer av filer som DOCX, PPT och HTML till PDF, samtidigt som formatering och layout bevaras. Det erbjuder också en mängd avancerade funktioner som möjligheten att lägga till säkerhetsinställningar, bädda in multimedia, skapa formulär och mer. Det är tillgängligt för både Windows och MacOS.
2. Microsoft Word: Även om det främst är en ordbehandlingsprogramvara, erbjuder Microsoft Word en enkel och okomplicerad metod för att skapa PDF-filer. Användare kan skriva och formatera sitt dokument som vanligt och sedan helt enkelt välja att spara filen som en PDF. Detta konverterar Word-dokumentet till en PDF, med all formatering, typsnitt och bilder bevarade. Word är en del av Microsoft Office-paketet och finns tillgängligt för Windows, MacOS och som en webbapp.
3. Google Docs: Google Docs, en del av Googles gratis, webbaserade kontorssvit, låter användare skapa PDF-filer direkt från webbläsaren. Precis som Microsoft Word, när ett dokument har skapats i Google Docs, kan det laddas ner som en PDF, vilket säkerställer att all formatering och text bevaras. Eftersom det är molnbaserat, möjliggör det enkel delning och samarbete.
4. Foxit PhantomPDF: Foxit PhantomPDF är en robust PDF-lösning som erbjuder en mängd funktioner. Användare kan skapa PDF-filer från vanliga filformat, skannrar, tomma sidor och till och med urklipp. Dessutom erbjuder det avancerade funktioner som att skapa PDF/A-kompatibla filer för arkivering, lägga till vattenstämplar, sidhuvuden, sidfötter och digitala signaturer. Det är tillgängligt för Windows och MacOS.
5. PDFCreator (Windows): PDFCreator är en populär applikation för att skapa PDF-filer på Windows. Detta gratisverktyg installerar sig som ett skrivarundersystem, vilket gör det möjligt att skapa en PDF från vilken Windows-applikation som helst som kan skriva ut. Det ger också möjlighet att kryptera PDF-filer och skydda dem från att öppnas eller skrivas ut.
6. PDF Expert (MacOS): PDF Expert är en snabb, robust och vacker PDF-redigerare för MacOS. Förutom att läsa och kommentera PDF-filer, låter det också användare skapa PDF-filer direkt från applikationen eller genom att spara andra filformat som PDF. Dessutom erbjuder det alternativ att slå samman olika dokument till en enda PDF.

Bästa Programvaran för att Läsa PDF-filer

Vilken är den bästa appen för att läsa PDF-filer? Det finns många, men det finns egentligen bara en vinnare. Se listan nedan.

1. Speechify PDF Reader: Speechify PDF Reader är den bästa appen i sin klass för att läsa PDF-filer. Med funktioner som över 200 röster, stöd för flera språk, fokuserad interaktiv lyssnings- och läsupplevelse och med en inbyggd AI-bot som du kan ställa frågor till om ditt dokument, konkurrerar den med appar som Adobe och Foxit. Prova gratis.
2. Adobe Acrobat Reader: Adobe Acrobat Reader är den mest använda programvaran för att visa PDF-filer. Den är gratis, pålitlig och tillgänglig för flera operativsystem inklusive Windows, MacOS, Android och iOS. Förutom att läsa PDF-filer, låter den användare kommentera PDF-filer med kommentarer, markeringar och ritverktyg, vilket gör den till ett omfattande PDF-verktyg.
3. Google Chrome: Google Chrome är inte bara en webbläsare, utan också en bekväm PDF-visare. Den öppnar PDF-filer i en ny webbläsarflik när du klickar på en PDF-länk, vilket gör att du kan visa dokumentet utan att behöva någon ytterligare programvara. Den erbjuder också grundläggande funktioner som zoom, sökning och utskrift, vilket gör den till ett effektivt verktyg för snabb PDF-visning.
4. Foxit Reader: Foxit Reader är en multifunktionell PDF-visare känd för sin snabbhet och lätta design. Den erbjuder avancerade funktioner som annotering, formulärifyllning och delning via e-post eller sociala nätverk. Den stöder också säker läsning av PDF-filer, vilket gör det möjligt för användare att visa PDF-filer som är lösenordsskyddade eller innehåller digitala signaturer. Den är tillgänglig för Windows, MacOS, Linux och mobila plattformar.
5. Nitro PDF Reader (Windows): Nitro PDF Reader är en gratis och robust PDF-visare för Windows. Den inkluderar funktioner för att visa, skapa och konvertera PDF-filer. Programvaran utmärker sig för sitt kontorsliknande gränssnitt, användarvänlighet och avancerade funktioner som formulärifyllning, dokumentsignering och textutvinning.
6. Förhandsvisning (MacOS): Förhandsvisning är standard-PDF-visaren för MacOS. Förutom att visa PDF-filer, låter den användare lägga till kommentarer, infoga signaturer och fylla i formulär. Användare kan också använda Förhandsvisning för att visa och redigera bildfiler, vilket gör den till ett mångsidigt verktyg för MacOS-användare.
7. Xodo (Android, iOS): Xodo är en mobilvänlig PDF-visare och annotator. Den är gratis och lätt att använda, och erbjuder en rad funktioner som att markera, understryka och lägga till kommentarer i PDF-filer. Den är också molnintegrerad, vilket innebär att du kan komma åt och hantera PDF-filer som lagras i Google Drive, Dropbox eller OneDrive.

Bästa Programvaran för att Redigera PDF-filer

1. Adobe Acrobat Pro: Adobe Acrobat Pro är en premiumprogramvara för PDF-redigering som erbjuder en uppsättning verktyg för att modifiera och förbättra PDF-filer. Användare kan lägga till, ta bort och ändra text och bilder; lägga till anteckningar, kommentarer och digitala signaturer; och hantera sidor inom en PDF. Den inkluderar också funktioner för att konvertera PDF-filer till andra format och skapa ifyllbara formulär. Den finns tillgänglig för både Windows och MacOS.
2. Foxit PhantomPDF: Foxit PhantomPDF erbjuder en fullständig PDF-redigeringsupplevelse, med verktyg för att redigera text, lägga till bilder och ändra layouten på dina dokument. Den inkluderar också funktioner för att kombinera och dela PDF-filer, säkra dem med kryptering och lägga till anteckningar eller digitala signaturer. Den är känd för sin snabbhet och användarvänliga gränssnitt och finns tillgänglig för Windows och MacOS.
3. Nitro Pro (Windows): Nitro Pro är en omfattande PDF-redigerare för Windows som erbjuder ett brett utbud av funktioner. Den låter användare redigera text, bilder och sidor; konvertera PDF-filer till och från andra format; granska och kommentera PDF-filer; och skydda PDF-filer med lösenord och behörigheter. Dess gränssnitt liknar Microsoft Office, vilket gör det lätt att navigera.
4. PDFpenPro (MacOS): PDFpenPro är ett kraftfullt PDF-redigeringsverktyg för MacOS. Det erbjuder funktioner för att redigera text, bilder och sidlayout; kommentera och markera PDF-filer; OCR (Optical Character Recognition); och skapa interaktiva PDF-formulär. Det erbjuder också verktyg för att säkra PDF-filer med kryptering och lösenordsskydd.
5. PDFelement (Windows, MacOS, iOS, Android): PDFelement är en mångsidig PDF-redigeringsprogramvara som erbjuder verktyg för att redigera, kommentera, konvertera, skapa och säkra PDF-filer. Den utmärker sig för sitt rena, intuitiva gränssnitt och OCR-funktioner. Programvaran stöder också batchbearbetning, vilket gör den lämplig för företag eller individer som behöver hantera stora mängder PDF-filer.
6. Sejda (Web, Windows, MacOS, Linux): Sejda är en användarvänlig PDF-redigerare som fungerar i din webbläsare, vilket eliminerar behovet av att ladda ner någon programvara. Den erbjuder verktyg för att redigera text och bilder, slå samman och dela PDF-filer, signera och säkra PDF-filer, och konvertera PDF-filer till och från andra format. Den erbjuder också en skrivbordsversion för offline-användning. Sejdas webbläsarbaserade gränssnitt gör det till ett flexibelt val för användare på alla operativsystem.

Kan du konvertera PDF-filer till andra filformat?

Ja, du kan konvertera PDF-filer till en mängd andra filformat. Detta är särskilt användbart när du behöver redigera innehållet i en PDF-fil i ett mer flexibelt format, som ett Word-dokument, eller när du vill använda data från en PDF i ett annat sammanhang, som ett kalkylblad eller en presentation.

Det finns flera sätt att konvertera en PDF till ett annat filformat:

1. PDF-redigeringsprogram: Verktyg som Adobe Acrobat Pro och Foxit PhantomPDF kan spara PDF-filer som andra filtyper, inklusive Word-dokument (.doc, .docx), Excel-kalkylblad (.xls, .xlsx), PowerPoint-presentationer (.ppt, .pptx) och bildfiler (.jpg, .png, etc.).
2. Online-konverteringsverktyg: Det finns många gratis online PDF-konverterare som låter dig ladda upp en PDF-fil och konvertera den till ett annat format. Dessa verktyg kan vanligtvis konvertera PDF-filer till olika filtyper, inklusive Word-dokument, Excel-kalkylblad, PowerPoint-presentationer och bildfiler.
3. Kontorsprogramvara: Vissa kontorsprogramsviter, som Microsoft Word och Google Docs, kan öppna PDF-filer och konvertera dem till sina egna format. Dock kan noggrannheten i konverteringen variera, särskilt med komplexa layouter.

Kom ihåg att konverteringsprocessen kanske inte alltid bevarar den exakta layouten och formateringen av den ursprungliga PDF-filen, särskilt om den innehåller komplexa element som tabeller, grafik och speciella typsnitt. Det är också värt att notera att vissa PDF-filer kan vara lösenordsskyddade eller ha andra säkerhetsinställningar som förhindrar dem från att konverteras.

Kan du integrera PDF-filer med andra appar?

Ja, PDF-filer kan integreras med olika andra appar på flera sätt. Denna integration kan erbjuda ökad produktivitet, förbättrat samarbete och strömlinjeformade arbetsflöden. Här är några vanliga exempel:

1. Dokumenthanteringssystem (DMS): Appar som Microsoft SharePoint, Google Drive eller Dropbox kan lagra PDF-filer och möjliggöra enkel delning, samarbete och versionskontroll. Användare kan komma åt dessa PDF-filer var som helst och ofta direkt från DMS-appen.
2. Molnbaserade PDF-redigerare: Appar som Adobe Acrobat DC och Xodo låter dig öppna, redigera och kommentera PDF-filer direkt från din webbläsare. Dessa verktyg inkluderar ofta funktioner för delning och samarbete.
3. Elektroniska signaturappar: Verktyg som DocuSign och Adobe Sign kan integreras med PDF-filer för att underlätta elektronisk signering av dokument, kontrakt, formulär och annan pappersarbete.
4. Projektledningsverktyg: Appar som Trello, Asana och Slack kan integreras med PDF-filer för att låta användare dela och diskutera PDF-dokument direkt inom ett projekt eller en uppgift.
5. E-postklienter: De flesta e-postklienter kan förhandsgranska PDF-bilagor direkt i e-postgränssnittet. Vissa, som Outlook, erbjuder också möjligheten att spara e-postmeddelanden eller hela mappar som PDF-filer.
6. Mobilappar: Olika mobilappar låter användare öppna, kommentera och dela PDF-filer på sina smartphones eller surfplattor. Vissa kan till och med fånga bilder eller text och konvertera dem till PDF.
7. OCR-programvara: Optisk teckenigenkänning (OCR) programvara som Adobe Acrobat eller ABBYY FineReader kan konvertera skannade PDF-filer eller bilder till redigerbar och sökbar text.

Det är viktigt att notera att nivån och typen av integration beror på den specifika appen och dess funktioner. Appen kan behöva konfigureras för att fungera med PDF-filer, eller en förlängning eller plugin kan krävas. I vissa fall kanske endast vissa versioner av en app (t.ex. betalversionen) stöder PDF-integration.

PDF har blivit en integrerad del av våra digitala liv, tack vare dess användarvänlighet och plattformsoberoende konsistens. Trots uppkomsten av många andra filtyper fortsätter PDF att hålla sin ställning som det föredragna formatet för säker, pålitlig och portabel dokumentdelning.

Vi hoppas att denna blogg besvarade vad en PDF är och att du kunde välja den bästa PDF-läsaren. Prova Speechify PDF Reader gratis.