Sposoby na zwiększenie produktywności w Notion

Notion to potężna aplikacja do zarządzania projektami. Dowiedz się więcej o jej funkcjach i korzyściach oraz sprawdź, czy jest odpowiednia dla Twojego zespołu.

Zmęczony zamieszaniem związanym z używaniem różnych programów do udostępniania dokumentów w Twojej organizacji? Gotowy na stworzenie lepszego rozwiązania do organizacji spotkań i list zadań do wykonania, raz na zawsze? Jeśli interesuje Cię zwiększenie produktywności, być może słyszałeś o Notion jako jednym z możliwych narzędzi do tego celu.

Czym jest Notion?

Notion to aplikacja do zarządzania zadaniami i produktywnością, która pozwala Tobie i Twojemu zespołowi zbudować taki przepływ pracy, jaki chcecie – bez konieczności synchronizacji różnych platform. Tutaj przyjrzymy się wszystkiemu, co musisz wiedzieć, aby maksymalnie zwiększyć swoją produktywność w ramach platformy Notion.

Porady dotyczące produktywności w Notion

Przeglądaj zmiany wersji

Przypadkowo usunąłeś coś ważnego? Każdemu się to zdarza, ale jeśli używasz Notion, masz szczęście. Podobnie jak w Google Docs, Notion pozwala zobaczyć wszystkie aktualizacje dokonane na stronie. Kliknij na trzy kropki w prawym górnym rogu paska bocznego w swoim obszarze roboczym Notion, a następnie wybierz historię strony, aby cofnąć się i zobaczyć wszystkie zmiany od momentu utworzenia dokumentu.

Udostępniaj strony

Jeśli używasz Notion do pracy z zespołem, nie musisz już martwić się o wysyłanie dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych przez e-mail, Google Drive czy inne usługi udostępniania. Kiedy chcesz, aby kolega spojrzał na jedną z Twoich stron w Notion, po prostu kliknij udostępnij. Druga strona będzie mogła przeglądać dokument jak stronę internetową. Chcesz współpracować z drugą stroną nad dokumentem? Kliknij opcję „pokaż link” po kliknięciu udostępnij. Stamtąd będziesz mógł wybrać, czy osoba, której udostępniasz link, może przeglądać, edytować, komentować lub duplikować Twoją stronę w Notion.

Twórz formuły

Zmęczony samodzielnym liczeniem podczas pracy w Notion? Podobnie jak w Microsoft Excel i Google Sheets, Notion daje możliwość tworzenia formuł, dzięki czemu arkusze wykonują obliczenia za Ciebie. Niezależnie od tego, czy tworzysz arkusz do listy płac, czy pracujesz nad osobistym budżetem, Notion zapewnia narzędzia potrzebne do łatwego zarządzania danymi. Dzięki prostym skrótom klawiaturowym, Notion ułatwia to nawet początkującym.

Blokowanie stron

Jeśli udostępniłeś stronę grupie i chcesz, aby edycje zostały zatrzymane, możesz łatwo zablokować stronę w systemie Notion. Przejdź do prawego górnego rogu strony, kliknij listę rozwijaną i wybierz opcję zablokuj stronę. Będziesz miał również możliwość odblokowania strony, jeśli zdecydujesz, że dalsza edycja grupowa jest potrzebna.

Twórz spis treści

Kiedy tworzysz obszerne dokumenty dla grupy osób, dodanie spisu treści może być prostym sposobem na zorganizowanie potrzebnych informacji. Tworzenie spisu treści w Notion jest proste. Najpierw wpisz ukośnik, a następnie wybierz spis treści. Zestaw linków zostanie wygenerowany automatycznie, umożliwiając Tobie i Twojemu zespołowi łatwą nawigację w dokumencie.

Ustaw przypomnienia

Twoje życie jest pełne obowiązków i trudno jest nadążyć za wszystkim, co musisz zrobić każdego dnia, aby wszystko działało. Na szczęście przypomnienia w Notion mogą ułatwić zarządzanie projektami, pomagając Ci pamiętać, jakie zadania muszą zostać ukończone, zanim będziesz mógł kontynuować pracę. Aby utworzyć przypomnienie w Notion, najpierw znajdź informacje, dla których chcesz ustawić przypomnienie. Następnie wpisz symbol @, a potem dzień i godzinę, o której chcesz być przypomniany. Jeśli wolisz przypomnieć innemu członkowi zespołu o tych informacjach, wpisz kolejny symbol @, a następnie jego imię obok oryginalnego przypomnienia. To może wyeliminować potrzebę korzystania z Google Calendar lub innego systemu kalendarza do przypomnień.

Używaj kodowania kolorami

Jeśli lubisz mieć wizualnie zorganizowaną pracę, aby zawsze wiedzieć, gdzie wszystko się znajduje, używanie bloków kodowania kolorami w Notion to sprytny sposób na stworzenie cyfrowej przestrzeni roboczej, która ma dla Ciebie sens. Niektórzy wolą kodować kolorem poszczególne projekty, podczas gdy inni używają kolorów do wskazywania obszarów pracy, które wymagają działania (na przykład zielony dla obszaru gotowego do realizacji, żółty dla obszaru, który wymaga więcej pracy lub poprawy, a czerwony dla obszaru, który należy usunąć lub całkowicie przerobić). Możesz używać kolorów do oznaczania podstron i dawać członkom zespołu szybki wgląd w to, co trzeba zrobić.

Eksportuj strony

Pracujesz z klientem lub klientami, którzy jeszcze nie korzystają z Notion? Nie ma problemu – możesz łatwo eksportować materiały w różnych formatach plików, aby wszyscy mogli pracować na tej samej stronie. Podobnie jak przy udostępnianiu dokumentu w Notion, zaczniesz od kliknięcia trzech kropek w prawym górnym rogu strony. Następnie wybierzesz opcję eksportu. Potem wybierzesz format pliku (możesz wybierać spośród PDF, plików HTML, Arkuszy Google lub CSV dla użytkowników Excela).

Stwórz stronę główną

Możesz łatwo zorganizować wszystko, co oferujesz w Notion, tworząc stronę główną, która działa jak witryna internetowa. Będziesz mógł dodawać linki, które ułatwią Tobie i Twojemu zespołowi dostęp do potrzebnych informacji bez konieczności przeszukiwania wszystkich dokumentów i arkuszy w Notion. Te strony można tworzyć od podstaw lub korzystając z gotowych szablonów Notion.

Stwórz listę lektur

Tworzenie listy lektur w Notion pozwala śledzić książki, które chcesz przeczytać, aby rozwijać się zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym.

Ustal śledzone cele

Tworzenie wykresu celów w Notion może pomóc Ci upewnić się, że robisz postępy w swoim rozwoju osobistym i zawodowym. Pracując regularnie w Notion, możesz zobaczyć, jak zbliżasz się do swoich celów, i mniej prawdopodobne jest, że je zaniedbasz.

Twórz strony za pomocą szablonów Notion

Dzięki bazie danych Notion łatwo jest tworzyć strony, które są zarówno łatwe do śledzenia, jak i estetyczne. Klikając przycisk Szablony w Notion, zobaczysz, że masz wiele opcji dostosowanych do konkretnych potrzeb w oprogramowaniu. Niezależnie od tego, czy szukasz szablonu spotkania, czy planu inżynierii nowego produktu, szablony ułatwią skonfigurowanie stron Notion w sposób, który ma sens dla Ciebie i Twojego zespołu.

Ciemny motyw w Notion

Aby włączyć tryb ciemny w Notion:

• Przejdź do 'Ustawienia i członkowie'
• Wybierz Wygląd
• Zmień menu rozwijane na 'Ciemny'

Możesz także nacisnąć ctrl+shift+L na PC lub cmnd+shift+L na Macu, aby włączyć tryb ciemny w Notion. Twój interfejs zmieni się w aplikację łatwiejszą do oglądania, a Twoje oczy będą Ci wdzięczne.

Szybkie wyszukiwanie w Notion

Kolejnym przydatnym samouczkiem, aby zmaksymalizować produktywność z Notion, jest nauka szybkiego wyszukiwania. Aby szybko wyszukać nową stronę w Notion:

• Naciśnij cmnd+P na Macu lub ctrl+P na PC.
• Pojawi się szybkie menu, które przeskanuje wszystkie Twoje strony.

Odwołaj się do innej strony lub osoby za pomocą symbolu @ w Notion

Możesz bezpośrednio połączyć się z inną stroną, po prostu wpisując symbol '@' i wybierając stronę, do której chcesz się odwołać. Możesz także wspomnieć o konkretnych użytkownikach i subskrybentach, wpisując symbol '@' i wybierając ich imię.

Uwaga: Za każdym razem, gdy wspomnisz o osobie, zostanie ona powiadomiona w zakładce 'Wszystkie aktualizacje' w lewym górnym rogu ekranu.

Twórz kolumny bloków w Notion

Notion pozwala organizować bloki obok siebie. Aby utworzyć kolumnę bloków w Notion:

• Wybierz sześć szarych kropek po lewej stronie bloku lub bloków, które chcesz zorganizować.
• Przesuń wybrany blok na bok bloku, z którym chcesz utworzyć kolumny obok siebie
• Gdy zobaczysz niebieską pionową linię, możesz kliknąć poza nią.

Skrót ukośnika w Notion

Zamiast wybierać ikonę plusa lub klikać prawym przyciskiem myszy, aby utworzyć nowy blok, po prostu naciśnij '/' i wpisz nazwę bloku, który chcesz utworzyć. Pozwoli to szybko tworzyć nowe bloki w szablonie bez użycia myszy.

Ulepsz swój przepływ pracy w Notion z Speechify

Speechify łatwo konwertuje tekst na dźwięk, co ułatwia nadążanie za dokumentami, nad którymi Ty i Twój zespół pracujecie w Notion. Nie musisz siadać przy komputerze z Speechify. Twoja biblioteka plików audio automatycznie synchronizuje się ze wszystkimi Twoimi urządzeniami, od Androida po iPhone'a i nie tylko, dzięki czemu możesz być na bieżąco w podróży.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Notion pomaga w zwiększeniu produktywności?

W przeciwieństwie do innych popularnych aplikacji, takich jak Evernote, Slack i Trello, Notion to znacznie więcej niż tylko aplikacja do notatek i prostej komunikacji. Możesz w niej stworzyć kompleksowe rozwiązanie do zarządzania produktywnością w swoim życiu. Pisałem wcześniej o tym, jak stworzyłem w Notion tracker nawyków i nadal używam go do śledzenia treningów, katalogowania dziennika i gromadzenia moich tekstów. W rzeczywistości, piszę ten wpis na bloga właśnie w Notion. 

Czy Notion działa na moim telefonie Apple lub Samsung?

Notion posiada zarówno aplikacje na komputery, jak i urządzenia mobilne, co pozwala być na bieżąco, gdziekolwiek jesteś. Aplikacja mobilna jest dostępna na platformach Android i iOS.