PDF vs PDF/a

Cyfryzacja dokumentów przyniosła ze sobą szereg formatów plików, z których każdy służy unikalnym celom. W tym artykule zagłębimy się w różnice...

Cyfryzacja dokumentów przyniosła ze sobą szereg formatów plików, z których każdy służy unikalnym celom. W tym artykule zagłębimy się w różnice między PDF a PDF/a, podkreślając ich indywidualne znaczenie, zastosowania i korzyści.

Jakie są różne rodzaje PDF?

PDF oznacza Portable Document Format. Jak sama nazwa wskazuje, jest to powszechnie akceptowany format plików do wyświetlania dokumentów elektronicznych w sposób spójny, niezależnie od sprzętu, oprogramowania czy systemów operacyjnych. Dokumenty PDF mogą zawierać linki, przyciski, formularze, audio, wideo i logikę biznesową.

Istnieją różne wersje i typy PDF, takie jak PDF/a, PDF/X oraz oryginalny PDF. Każdy typ lub wersja PDF służy unikalnym celom, przy czym oryginalny PDF jest najczęściej używany.

Czym jest PDF?

PDF, czyli Portable Document Format, to format pliku, który przechwytuje wszystkie elementy drukowanego dokumentu jako obraz elektroniczny. Dokumenty te można następnie przeglądać, drukować lub udostępniać innym bez potrzeby korzystania z oryginalnej aplikacji, która je stworzyła.

Pliki PDF mają rozszerzenie .pdf

Dlaczego i kiedy używać PDF?

• Udostępnianie: Łatwe udostępnianie dokumentów bez obaw o kompatybilność oprogramowania.
• Bezpieczeństwo: Wprowadzenie podpisów cyfrowych i elektronicznych dla zwiększenia bezpieczeństwa dokumentów.
• Uniwersalność: Możliwość przeglądania na prawie wszystkich urządzeniach bez utraty formatowania.

Funkcje PDF

1. Interaktywność:
• Hiperłącza: Łączenie z zewnętrznymi zasobami lub innymi stronami w dokumencie.
• Przyciski: Mogą wykonywać różne akcje, takie jak przesyłanie formularza.
• Formularze: Pola do wypełnienia, które mogą zbierać dane od użytkownika.
2. Osadzanie multimediów:
• Audio i wideo: Osadzanie i odtwarzanie treści multimedialnych w dokumencie.
• Obrazy: Osadzanie obrazów w wysokiej rozdzielczości z różnymi technikami kompresji.
3. Adnotacje: Dodawanie komentarzy, notatek, podkreśleń i innych elementów do dokumentu.
4. Bezpieczeństwo:
• Szyfrowanie: Ochrona treści przed nieautoryzowanym dostępem.
• Podpisy cyfrowe: Uwierzytelnianie pochodzenia i weryfikacja integralności dokumentu.
• Znakowanie wodne: Osadzanie niewidocznych lub widocznych informacji na dokumencie.
5. Kompresja: Zmniejszenie rozmiaru dokumentu poprzez kompresję obrazów, tekstu i innych elementów.
6. Funkcje dostępności: Elementy takie jak tagi, tekst alternatywny i zakładki zwiększają dostępność dla osób z niepełnosprawnościami.
7. Wsparcie JavaScript: Dodawanie interaktywności i automatyzacja zadań w dokumencie.
8. Grafika warstwowa: Umożliwia osadzanie grafiki warstwowej, takiej jak ta tworzona w oprogramowaniu CAD.
9. Treści 3D: Osadzanie i interakcja z modelami 3D w dokumencie.
10. Struktura dokumentu: Utrzymuje spójny układ, czcionki i design na różnych platformach

Korzyści z PDF:

1. Zachowuje wizualny wygląd oryginalnego dokumentu.
2. Oferuje zaawansowane funkcje bezpieczeństwa.
3. Zapewnia spójność na różnych platformach.

Top 3 aplikacje do tworzenia PDF:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (funkcja Zapisz jako PDF)
3. PDFCreator dla Windows

Top 3 aplikacje do czytania PDF:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

Zastosowania PDF

1. E-booki: PDF-y są powszechnie używane do tworzenia i dystrybucji e-booków ze względu na ich kompatybilność z różnymi platformami.
2. Umowy biznesowe: Firmy często używają PDF-ów do udostępniania i podpisywania umów, ponieważ można je łatwo komentować i podpisywać elektronicznie.
3. Raporty i białe księgi: PDF-y oferują standardowy format, który zachowuje integralność czcionek, obrazów i układu, co czyni je idealnymi do raportów i białych ksiąg.
4. Instrukcje obsługi: Instrukcje produktów i oprogramowania w formacie PDF zapewniają użytkownikom spójne formatowanie, niezależnie od urządzenia czy platformy.
5. Formularze: Wiele instytucji używa PDF-ów do formularzy, ponieważ można je wypełniać elektronicznie.
6. Prezentacje: Do udostępniania i zapewnienia wizualnej spójności slajdów.
7. Magazyny i biuletyny: Cyfrowe wersje mediów drukowanych często są w formacie PDF, aby zapewnić, że wyglądają tak samo jak ich drukowane odpowiedniki.
8. Bilety i karty pokładowe: Linie lotnicze, teatry i organizatorzy wydarzeń mogą używać PDF-ów do elektronicznych biletów.
9. Faktury i paragony: Firmy często wysyłają faktury i paragony w formacie PDF do klientów.
10. CV i portfolio: Profesjonaliści używają PDF-ów do udostępniania swoich CV i portfolio, zapewniając spójny wygląd.

Czym jest PDF/a?

PDF/a to podzbiór PDF specjalnie zaprojektowany do długoterminowego przechowywania i archiwizacji dokumentów elektronicznych. W przeciwieństwie do zwykłego PDF, PDF/a wymaga osadzenia wszystkich elementów (czcionek, obrazów, tekstu itp.) użytych w dokumencie, zapewniając, że dokumenty będą wyglądać tak samo w przyszłości.

Pliki PDF/a mają również rozszerzenie .pdf

Dlaczego i kiedy używać PDF/a?

• Archiwizacja dokumentów: Szczególnie przydatne, gdy potrzebujesz długoterminowej archiwizacji dokumentów w branżach takich jak prawo, medycyna i sektor publiczny.
• Zachowanie: Zapewnia, że dokument pozostaje samodzielny i widoczny bez zewnętrznych zależności.

Cechy PDF/A

1. Długoterminowe przechowywanie: Zaprojektowany do przechowywania dokumentów elektronicznych przez długi czas.
2. Samodzielny dokument:
• Osadzanie czcionek: Zapewnia, że czcionki użyte w dokumencie pozostają spójne.
• Brak zewnętrznych zależności: Wszystko, co potrzebne do poprawnego wyświetlenia dokumentu, jest zawarte w pliku.
3. Brak treści wykonywalnych: JavaScript i inne treści wykonywalne są zabronione, aby zapewnić długoterminową trwałość.
4. Zarządzanie kolorami: Umożliwia spójne i przewidywalne kolory na różnych urządzeniach i w czasie.
5. Zgodność z normą ISO: Spełnia normę ISO 19005, zapewniając przyszłą czytelność dokumentu.
6. Przechowywanie metadanych: PDF/a wspiera osadzanie metadanych w formacie XML, oferując szczegółowe informacje o dokumencie.
7. Brak treści audio lub wideo: Aby zapewnić długoterminową archiwizację, multimedia, które mogą stać się przestarzałe, nie są dozwolone.
8. Ograniczona kompresja: Dozwolone są tylko stabilne i szeroko przyjęte metody kompresji, takie jak JPEG 2000.
9. Dostępność: Wspiera funkcje takie jak oznakowany PDF, aby zapewnić dostępność dokumentu.
10. Przejrzystość: Użycie przejrzystości jest jasno określone, aby zapewnić spójne renderowanie w czasie.

Zalety PDF/a:

1. Zapewnia długoterminowe przechowywanie plików cyfrowych.
2. Dokumenty są samodzielne; wszystko, co potrzebne do wyświetlenia dokumentu, jest w nim osadzone.
3. Zgodność z normami ISO 19005 zapewnia przyszłą czytelność.

Top 3 aplikacje do tworzenia PDF/a:

1. Adobe Acrobat (Tworzenie plików zgodnych z PDF/a)
2. PDF/A-2 Creator
3. Microsoft Word (Funkcja zapisu jako PDF/a)

Top 3 aplikacje do czytania PDF/a:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/a Viewer dla Windows
3. Foxit PhantomPDF

Zastosowania PDF/a

1. Dokumenty prawne: Ze względu na długoterminowy charakter archiwizacji PDF/a, jest idealny do przechowywania dokumentów prawnych, które mogą być potrzebne do wglądu za wiele lat.
2. Dokumentacja medyczna: PDF/a zapewnia, że dokumentacja pacjentów, z osadzonymi czcionkami i obrazami, pozostaje spójna i dostępna w czasie.
3. Dokumenty rządowe: Samorządy, rządy stanowe i federalne używają PDF/a do archiwizacji dokumentów o znaczeniu historycznym lub prawnym.
4. Prace dyplomowe i doktorskie: Uniwersytety mogą wymagać od studentów składania prac w formacie PDF/a, aby zapewnić długoterminowe zachowanie pracy naukowej.
5. Archiwa biblioteczne: Biblioteki przechodzące na formaty cyfrowe mogą używać PDF/a do zachowania starych książek, czasopism i rękopisów.
6. Archiwa korporacyjne: Firmy używają PDF/a do zachowania raportów rocznych, protokołów spotkań i innych ważnych dokumentów.
7. Dokumentacja muzealna: Muzea digitalizujące swoje zbiory i dokumentację mogą wybrać PDF/a ze względu na jego właściwości archiwalne.
8. Archiwa prasowe: Domy medialne przechodzące na archiwa cyfrowe używają PDF/a, aby zapewnić zachowanie artykułów, zdjęć i wydań.
9. Dane badawcze: Naukowcy i badacze używają PDF/a do archiwizacji danych do przyszłego wykorzystania.
10. Dokumenty nieruchomości: Ze względu na trwały charakter dokumentów związanych z nieruchomościami, PDF/a staje się optymalnym wyborem.

Kluczowe różnice między PDF a PDF/a:

Chociaż oba formaty opierają się na podstawowych standardach PDF, PDF/a jest specjalnie zoptymalizowany do archiwizacji, z funkcjami i ograniczeniami zapewniającymi jego trwałość. Zwykłe PDF-y są bardziej elastyczne i oferują szerszy zakres funkcji interaktywnych, odpowiednich do natychmiastowego użytku i udostępniania.

1. Cel: PDF służy do tworzenia dokumentów elektronicznych do natychmiastowego użytku i udostępniania. PDF/a jest przeznaczony do długoterminowego przechowywania.
2. Osadzanie czcionek: PDF/a wymaga osadzania czcionek, podczas gdy w PDF jest to opcjonalne.
3. JavaScript i pliki wykonywalne: Niedozwolone w PDF/a, podczas gdy PDF je obsługuje.
4. Standardy archiwizacji: PDF/a jest zgodny z ISO 19005; PDF przestrzega ISO 32000-1.

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Funkcja</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/a</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Cel</td>

<td>Ogólne użycie</td>

<td>Długoterminowa archiwizacja</td>

</tr>

<tr>

<td>Osadzanie czcionek</td>

<td>Opcjonalne</td>

<td>Obowiązkowe</td>

</tr>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>Obsługiwane</td>

<td>Nieobsługiwane</td>

</tr>

<tr>

<td>Standard ISO</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

Podsumowując, choć zarówno PDF, jak i PDF/a należą do kategorii przenośnych formatów dokumentów, pełnią różne funkcje. Zrozumienie tych różnic pomoże użytkownikom podejmować świadome decyzje dotyczące wyboru formatu, w zależności od ich specyficznych potrzeb.