La Guida Completa ai Verbali delle Riunioni: Definizione, Importanza e Strumenti Migliori

Cos'è un Verbale di Riunione? Un verbale di riunione è un resoconto scritto del contenuto audio e talvolta video di una riunione, che include ogni dettaglio...

Cos'è un Verbale di Riunione?

Un verbale di riunione è un resoconto scritto del contenuto audio e talvolta video di una riunione, che include ogni dettaglio discusso durante la sessione. Che si tratti di Zoom o Google Meet, i servizi di trascrizione delle riunioni convertono l'intera registrazione audio della conferenza in un formato leggibile. Questo processo, noto come 'trascrizione', cattura ogni parola e spesso include elementi aggiuntivi come timestamp e identificazione dei relatori.

Come Ottenere un Verbale di Riunione?

Ottenere un verbale di riunione è semplice, grazie alla moltitudine di servizi di trascrizione disponibili. La maggior parte delle piattaforme di videoconferenza, come Zoom e Microsoft Teams, dispone di funzionalità di trascrizione integrate che possono trascrivere le riunioni in tempo reale o da file registrati. Inoltre, sono disponibili strumenti di terze parti che offrono servizi di trascrizione accurati, supportando vari casi d'uso tra cui webinar, podcast e riunioni virtuali. Questi strumenti spesso si integrano con piattaforme di videoconferenza e altri strumenti di lavoro come Google Calendar, Slack e Dropbox.

Verbale di Riunione vs. Resoconto della Riunione

Sebbene entrambi i verbali delle riunioni e i resoconti forniscano un resoconto scritto di una riunione, servono a scopi diversi. I verbali delle riunioni offrono un resoconto verbatim di ciò che è stato discusso, catturando tutti i dettagli, inclusi eventuali riempitivi usati. D'altra parte, i resoconti si concentrano sui punti chiave, le azioni da intraprendere e le decisioni prese durante la riunione. Solitamente seguono un'agenda della riunione e sono spesso preparati in modelli per coerenza.

Verbali delle Riunioni in Microsoft Teams e Zoom

Nelle riunioni video su Microsoft Teams, la funzione di trascrizione della riunione è disponibile nel menu '...' nei controlli della riunione. Il verbale viene generato in tempo reale e può essere scaricato come file .txt o .docx. Allo stesso modo, Zoom offre anche un servizio di trascrizione. Alla data di pubblicazione di questo blog, la funzione di trascrizione di Zoom non era disponibile in tempo reale e richiedeva un processo separato di caricamento delle registrazioni delle riunioni a un servizio di trascrizione.

I Vantaggi di un Verbale di Riunione

I verbali delle riunioni offrono diversi vantaggi:

1. Inclusività: Accomodano individui che potrebbero avere difficoltà a seguire il linguaggio parlato in tempo reale.
2. Revisione: Consentono ai partecipanti di rivedere il contenuto della riunione al proprio ritmo, assicurandosi che nessun punto chiave venga perso.
3. Registro: Offrono un resoconto dettagliato delle riunioni per riferimento futuro.
4. Efficienza: Risparmiano tempo nella presa di appunti e permettono di concentrarsi sulla discussione durante la riunione.
5. Chiarezza: Aiutano a chiarire eventuali malintesi fornendo un resoconto accurato di ciò che è stato detto.

I Migliori 8 Strumenti di Trascrizione delle Riunioni

1. Otter.ai: Un servizio di trascrizione basato su AI che si integra con Zoom e Google Meet, offrendo trascrizione in tempo reale, funzionalità di collaborazione e timestamp. Disponibile su iOS, Android e web.
2. Rev: Un popolare servizio di trascrizione che fornisce trascrizioni accurate con un rapido tempo di consegna, adatto per file di grandi dimensioni e riunioni più lunghe.
3. Descript: Offre un flusso di lavoro completo per trascrivere, modificare e perfezionare i verbali. Supporta anche l'editing video.
4. Transcribe: Uno strumento specializzato nella conversione di file audio in testo. Permette agli utenti di caricare file e trascrive in tempo reale.
5. Trint: Offre una piattaforma facile da usare per trascrivere file audio e video, e ha un editor integrato per perfezionare i verbali.
6. Scribie: Fornisce servizi di trascrizione sia automatici che manuali, con un focus sull'accuratezza.
7. Temi: Un servizio basato su AI, economico, ideale per trascrizioni rapide e di alto livello.
8. Happy Scribe: Offre una gamma di funzionalità tra cui trascrizione, sottotitoli e traduzione in più lingue, incluso il portoghese.

Ogni fornitore ha modelli di prezzo diversi, quindi considera le tue esigenze e il tuo budget quando scegli un servizio. Molti offrono anche integrazioni con varie applicazioni e forniscono versioni di app mobili per il lavoro remoto.

Adottando strumenti di trascrizione delle riunioni, puoi aumentare la produttività e l'efficienza delle tue riunioni, assicurandoti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che le azioni da intraprendere vengano seguite.

Ricorda, la scelta di uno strumento per la trascrizione delle riunioni dovrebbe essere in linea con le tue esigenze, la dimensione della tua organizzazione e la natura delle tue discussioni. Con queste informazioni, sei pronto a catturare ogni conversazione preziosa nelle tue riunioni.