IVR के लिए वॉयस ओवर्स बहुत जटिल नहीं होते। और, इंटरएक्टिव वॉयस मैसेजिंग सिस्टम्स के लिए वॉयस ओवर्स की अल्टीमेट गाइड के साथ, हम इसे और भी आसान बना सकते हैं।

इंटरएक्टिव वॉयस मैसेजिंग सिस्टम्स, जिन्हें IVR सिस्टम्स भी कहा जाता है, हमारे साथ काफी समय से हैं, और मल्टी-लेवल IVR सिस्टम्स अभी भी मुख्य रूप से कॉल रूटिंग और विभिन्न प्रकार की कंपनियों द्वारा इनकमिंग कॉल्स और कॉल कतारों को प्रबंधित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। इस प्रकार का सिस्टम कॉल वितरण को प्रबंधित करने और कॉल प्रवाह को बनाए रखने में मदद करता है, साथ ही होल्ड समय को बनाए रखता है, जो ग्राहक अनुभव को सुधारने में मदद करता है। IVR सिस्टम्स के लिए वॉयस ओवर्स भी तब मदद करते हैं जब पहली बार कॉल करने वालों को सही विभाग में भेजना होता है।

ये फोन सिस्टम्स TTS तकनीकों या मानक पूर्व-रिकॉर्डेड संदेशों को DTMF (डुअल-टोन मल्टी-फ्रीक्वेंसी) के साथ जोड़ते हैं और CTI तकनीक द्वारा संभव होते हैं।

मूल रूप से, इन सिस्टम्स की भूमिका एक ACD के रूप में काम करना है और कॉलर्स का स्वागत करना या उन्हें वास्तविक एजेंट की जगह पर बातचीत में शामिल करना है, उन्हें लाइन पर रखना और उन्हें जानकारी प्रदान करना। स्वचालित वॉयस मैसेजिंग सिस्टम स्वचालित कॉल वितरण केंद्रों में संचालन में भी मदद करता है। 

समझने योग्य है, IVR (इंटरएक्टिव वॉयस रिस्पांस) के लिए वॉयस ओवर्स बहुत महत्वपूर्ण हैं। आखिरकार, यह सब बातें करता है — सचमुच। इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि यह ऑटो अटेंडेंट सही ध्वनि करे। लेकिन आप ऐसा कैसे कर सकते हैं? और आप पहली बार में IVR वॉयस-ओवर कैसे बनाते हैं? खैर, यह गाइड आपको इसके बारे में सब कुछ और कुछ और सिखाएगी, इसलिए बने रहें और इसके बारे में सब कुछ जानें।

इंटरएक्टिव वॉयस मैसेजिंग (IVMS) क्या है?

हमने संक्षेप में IVR सिस्टम्स के बारे में बात की है, लेकिन चलिए IVR और IVMS के साथ और विस्तार में जाते हैं। जैसा कि हमने पहले ही उल्लेख किया है, इंटरएक्टिव वॉयस रिस्पांस सिस्टम्स मूल रूप से स्वचालित एजेंट के रूप में काम करते हैं।

आपको केवल IVR या IVMS मेनू विकल्पों का उपयोग करना है और जो भी विकल्प आपको रुचिकर लगे उसे चुनना है। यह काफी हद तक एक वास्तविक एजेंट से बात करने जैसा है, बशर्ते कि यह सब सही ढंग से काम करे। एक IVR सिस्टम को सही ढंग से डिज़ाइन किया जाना चाहिए।

इसमें संदेश को समझने में आसान, सूचनात्मक और सुनने में भी आसान होना शामिल है। यदि ये शर्तें पूरी होती हैं, तो यह उच्च ग्राहक संतोष दरों की ओर ले जाएगा और ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM) के रखरखाव को सुगम बनाएगा। 

इंटरएक्टिव वॉयस रिकग्निशन (IVR) क्या है?

जैसा कि हमने उल्लेख किया है, इंटरएक्टिव स्पीच रिकग्निशन IVR मेनू तक पहुंचने का एक तरीका है। कुछ प्रोग्राम इस तरह से बनाए जाते हैं कि ग्राहक केवल अपनी आवाज का उपयोग करके बातचीत कर सकते हैं। यह बहुत आसान है और आपको मेनू का उपयोग करने के प्रयास से बचाता है।

IVR सिस्टम्स आमतौर पर उच्च कॉल वॉल्यूम को न्यूनतम लागत पर सेवा देने के लिए उपयोग किए जाते हैं। वे बहुत इंटरएक्टिव होते हैं और, जैसा कि हमने उल्लेख किया है, आपको एक वास्तविक एजेंट से बात करने की परेशानी से बचाते हैं।

हालांकि, जब पहली कॉल का समाधान काम नहीं करता, तो इनबाउंड कॉल करने वाले ग्राहकों को वास्तविक संपर्क केंद्र एजेंट के पास स्थानांतरित करने के लिए ऑटो अटेंडेंट की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि सब कुछ सुचारू रूप से चले। आखिरकार, एक IVR को काम करने के लिए एक सिस्टम, एक डेटाबेस, टेलीफोनी उपकरण और अपनी खुद की संरचना की आवश्यकता होती है।

आजकल, IVR तकनीक आपके लिए बहुत कुछ कर सकती है। इसमें खाता शेष के बारे में सूचित करना, खाता जानकारी तक पहुंचना, पिन या पासवर्ड सेट करना या बदलना, जानकारी खोजना, भुगतान करना और धन हस्तांतरित करना आदि शामिल हैं।

IVR का एक और महत्वपूर्ण हिस्सा उपरोक्त मेनू है। यह एक प्रतिक्रिया प्रणाली है जो ग्राहकों को IVR सिस्टम संचालित करने की अनुमति देती है, और यह ग्राहक कॉल्स को संभालती है। आप इसे एक साधारण टच-टोन कीपैड विधि के साथ या अपनी आवाज के साथ एक्सेस कर सकते हैं, जो प्रोग्रामिंग पर निर्भर करता है।

अपने वॉयस ओवर प्रोजेक्ट की तैयारी

VoIP सिस्टम के लिए अपने IVR कार्य में गोता लगाने से पहले, आपको दो मुख्य चीजें करनी होंगी: यह समझें कि आप किससे बात कर रहे हैं और एक प्रभावशाली स्क्रिप्ट तैयार करें।

पहले, विचार करें कि आपके IVR कार्य के साथ कौन बातचीत करेगा। क्या वे केंद्र सॉफ़्टवेयर से परिचित हैं या यह पहली बार है जब वे इस तरह के सिस्टम का उपयोग कर रहे हैं? उनकी प्राथमिकताएँ क्या हैं? वे कैसे संवाद करते हैं? यह अंतर्दृष्टि महत्वपूर्ण है, विशेष रूप से यदि आपका वॉयस ओवर ऑन-प्रिमाइसेस CRM सिस्टम्स में एकीकृत है।

उदाहरण के लिए, यदि आपका लक्षित दर्शक युवा है, तो एक मजेदार और जीवंत आवाज उपयुक्त हो सकती है। हालांकि, एक पेशेवर सेटिंग के लिए, एक अधिक गंभीर स्वर अधिक उपयुक्त हो सकता है। सही आवाज चुनने से यह सुनिश्चित होता है कि आपका संदेश श्रोता के साथ प्रतिध्वनित होता है, उनके अनुभव को सरल बनाता है।

एक अच्छी स्क्रिप्ट तैयार करना

अगला कदम है स्क्रिप्ट, जो आपके VoIP या IVR सिस्टम के माध्यम से उपयोगकर्ता की यात्रा को सुगम बनाने के लिए एक महत्वपूर्ण घटक है। इसे अपने VR रिकॉर्डिंग के लिए रोडमैप के रूप में सोचें। यह सीधा और संक्षिप्त होना चाहिए।

उन सामान्य प्रश्नों या जानकारी पर विचार करें जो उपयोगकर्ता खोज सकते हैं और सुनिश्चित करें कि आपकी स्क्रिप्ट उन्हें संबोधित करती है। अपनी भाषा को सरल रखें, जैसे कि आप किसी मित्र से बात कर रहे हों। यह दृष्टिकोण स्पष्टता और समझने में आसानी सुनिश्चित करता है, विशेष रूप से जब इसे केंद्र सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत किया जाता है।

अपनी स्क्रिप्ट तैयार करते समय, यह संकेत दें कि कहां जोर देना है, कहां रुकना है, या कहां विशेष भावना व्यक्त करनी है। ऐसे संकेत वॉयस ओवर कलाकार को सामग्री को प्रभावी ढंग से प्रस्तुत करने में मदद करते हैं, जिससे उपयोगकर्ता का अनुभव बेहतर होता है।

अपने दर्शकों की स्पष्ट समझ और एक अच्छी तरह से तैयार की गई स्क्रिप्ट के साथ, आप अपने वॉयस ओवर प्रोजेक्ट पर काम शुरू करने के लिए तैयार हैं। चाहे वह ऑन-प्रिमाइसेस सिस्टम के लिए हो या क्लाउड-आधारित VoIP के लिए, उपयोगकर्ताओं के साथ पहला संपर्क अक्सर आपकी वॉयस रिकॉर्डिंग के माध्यम से होता है। सुनिश्चित करें कि यह सिर्फ एक अभिवादन नहीं है, बल्कि एक गर्म और सूचनात्मक स्वागत है!

IVMS के उपयोग के फायदे और नुकसान

IVMS के कई महत्वपूर्ण फायदे हैं। एक विशेष रूप से आवश्यक लाभ यह है कि यह सामान्य व्यावसायिक घंटों के बाहर भी उपलब्धता को अनुकूलित करने की क्षमता प्रदान करता है।

स्वयं सेवा की अनुमति देने से कंपनी के लिए पैसे और समय की बचत होती है क्योंकि वे अपने कर्मचारियों को कॉल सेंटर में सरल प्रश्नों का उत्तर देने के बजाय अधिक जटिल परियोजनाओं की ओर निर्देशित कर सकते हैं। IVMS उन समयों में भी उपयोगी हो सकता है जब ग्राहक फोन पर बात करने में सक्षम नहीं होता है।

हालांकि, IVMS सिस्टम के नुकसान भी हैं। वे पैसे बचा सकते हैं, लेकिन किसी कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर, IVMS को शामिल करना कॉल सेंटर की तुलना में अधिक महंगा हो सकता है। इसके अलावा, वे हमेशा ग्राहकों को उनकी जरूरत के जवाब नहीं दे सकते, जिससे वे गलत जानकारी या भ्रमित हो सकते हैं।

IVR के विपरीत, जो ग्राहकों को संदेश छोड़ने या कॉलबैक शेड्यूल करने की अनुमति देता है, IVMS अधिक जटिल हो सकता है। इसके अलावा, IVMS आपको सही विभाग में स्थानांतरित नहीं कर सकता है यदि आप कॉल को निर्देशित करते समय गलती करते हैं क्योंकि यह मूल रूप से केवल एसएमएस एक्सचेंज तक सीमित है।

आपकी वॉयस-ओवर आवश्यकताओं के लिए Speechify का उपयोग कैसे करें

Speechify एक टेक्स्ट-टू-स्पीच सेवा प्रदाता है जो किसी भी टेक्स्ट प्रारूप को ऑडियो रिकॉर्डिंग में बदल सकता है। Speechify का उपयोग करके, आप पीडीएफ, गूगल डॉक्स, लेख, और यहां तक कि वास्तविक किताबों को कुछ ही मिनटों में ऑडियो फाइल में बदल सकते हैं।

Speechify के पास विभिन्न आवाज़ों का एक व्यापक संग्रह है जो यथार्थवादी और सुनने में आसान हैं। इसमें विभिन्न भाषाएं भी हैं, जो इसे गैर-अंग्रेजी उपयोगकर्ताओं के लिए भी उपयुक्त बनाती हैं। Speechify के बहुत ही किफायती दाम हैं और यह लगभग सभी उपकरणों पर उपलब्ध है।

यही कारण है कि TTS सेवाएं, जैसे Speechify, वॉइसमेल ऑटोमेशन उपयोग मामलों के लिए आदर्श IVR समाधान हो सकती हैं। इसके अलावा, Speechify का उपयोग तब भी किया जा सकता है जब आपको प्रतीक्षा समय के दौरान चलने वाली वॉयस रिकॉर्डिंग की आवश्यकता हो।

सबसे महत्वपूर्ण बात, ये TTS रीडर IVR सिस्टम के लिए आदर्श हैं, क्योंकि वे आमतौर पर बहुत ही जीवन्त आवाज़ों के साथ आते हैं और लोगों को सहज और सूचित कर सकते हैं। या, कम से कम, वे उन्हें लाइन पर बनाए रखते हैं जब तक कि वे कॉल सेंटर ऑपरेटर से स्थानांतरित होने के लिए तैयार नहीं हो जाते।

Speechify आपकी IVM आवश्यकताओं में कैसे मदद कर सकता है?

IVM में स्वचालित आउटसोर्सिंग और फोन सिस्टम द्वारा समर्थित विभिन्न वॉयस प्रसारण विधियाँ शामिल हैं। और, Speechify की आवाज़ें इतनी बहुमुखी हैं कि आप उन्हें सभी प्रकार के इंटरैक्टिव वॉयस मैसेजिंग सिस्टम के लिए उपयोग कर सकते हैं।

विशेष रूप से, Speechify और इसी तरह के उपकरण कस्टम वॉयस प्रसारण और वॉयस-ओवर आवश्यकताओं के लिए कॉल रिकॉर्डिंग के लिए उत्कृष्ट हैं, क्योंकि वे किफायती और बहुमुखी हैं। मूल्य निर्धारण फिर से किफायती है, जो बजट बचाने की कोशिश कर रहे छोटे व्यवसाय मालिकों के लिए एक शानदार सौदा है।

जैसा कि हमने उल्लेख किया है, स्वयं सेवा सुविधाजनक और महत्वपूर्ण है, और Speechify इसमें भी मदद कर सकता है। इसके अलावा, सही वॉयस-ओवर प्रदाता की खोज करते समय भाषा उपलब्धता के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि Speechify में कई भाषाएं हैं जिनमें से आप चुन सकते हैं। यह बहुत अच्छा है क्योंकि कई संपर्क केंद्र बड़े ग्राहक आधार को पूरा करते हैं।

स्पीचिफाई भी शानदार है क्योंकि आप विभिन्न आवाज़ों को देखने और सुनने के बाद निर्णय ले सकते हैं, जिसका मतलब है कि आप अपनी IVM आवश्यकताओं के लिए सही आवाज़ चुनने में समय ले सकते हैं। अंत में, आवाज़ें बहुत वास्तविक लगने वाली हैं, और प्राकृतिक भाषा विकल्प शानदार हैं, जो ग्राहक अनुभव और उपयोग को बेहतर बनाते हैं।

सामान्य प्रश्न

सबसे अच्छा IVR सिस्टम क्या है?

वर्तमान में उपलब्ध कुछ बेहतरीन IVR सॉफ़्टवेयर में वॉइसगाइड IVR, लाइवएजेंट, लाइववॉक्स, स्क्वायरटॉक, और क्लाउडटॉक शामिल हैं।

IVMS का उपयोग क्यों करें?

IVMS विशेष रूप से उच्च कॉल वॉल्यूम के समय में सहायक हो सकता है, जिससे ग्राहक स्वयं-सेवा के माध्यम से आवश्यक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

सर्वश्रेष्ठ IVR प्रथाएँ क्या हैं?

IVR उपयोग और ग्राहक अनुभव को बेहतर बनाने के लिए कई प्रथाएँ हैं। उदाहरण के लिए, विकल्पों को समझने में आसान बनाना, मानव जैसी आवाज़ का होना, ग्राहक को कॉल सेंटर ऑपरेटर से जुड़ने का विकल्प देना, प्रचारात्मक प्रतीक्षा समय होना, उपयोगकर्ताओं को अन्य चैनलों से जुड़ने के लिए प्रोत्साहित करना, और कॉलर को IVR और IVMS दोनों की पेशकश करना।