आईवीआर प्रॉम्प्ट्स के साथ कॉलर अनुभव को बेहतर बनाना
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इस लेख में, हम जानेंगे कि आईवीआर क्या है, आईवीआर प्रॉम्प्ट्स के प्रकार, आईवीआर स्क्रिप्ट्स के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं, वॉयस ओवर टैलेंट का उपयोग करके आईवीआर प्रॉम्प्ट्स कैसे रिकॉर्ड करें, और भी बहुत कुछ।
आईवीआर प्रॉम्प्ट्स: पेशेवर वॉयस रिकॉर्डिंग के साथ कॉलर अनुभव को बेहतर बनाना
टेलीफोनी और कॉल सेंटर की दुनिया में, इंटरएक्टिव वॉयस रिस्पांस (आईवीआर) सिस्टम ग्राहक इंटरैक्शन को प्रबंधित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। आईवीआर प्रॉम्प्ट्स, जिन्हें वॉयस प्रॉम्प्ट्स भी कहा जाता है, पूर्व-रिकॉर्डेड संदेश होते हैं जो कॉलर्स को मेनू विकल्पों के माध्यम से मार्गदर्शन करते हैं और कॉल रूटिंग में सहायता करते हैं। इस लेख में, हम जानेंगे कि आईवीआर क्या है, आईवीआर प्रॉम्प्ट्स के प्रकार, आईवीआर स्क्रिप्ट्स के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं, वॉयस ओवर टैलेंट का उपयोग करके आईवीआर प्रॉम्प्ट्स कैसे रिकॉर्ड करें, और स्पीचिफाई का उपयोग करके आईवीआर प्रॉम्प्ट निर्माण को कैसे सरल बनाया जा सकता है।
आईवीआर क्या है?
आईवीआर, या इंटरएक्टिव वॉयस रिस्पांस, एक स्वचालित टेलीफोन सिस्टम है जो रिकॉर्डेड वॉयस प्रॉम्प्ट्स और कीपैड इनपुट्स के माध्यम से ग्राहक कॉल्स के साथ इंटरैक्ट करता है। एक आईवीआर मेनू कॉलर्स को मेनू विकल्पों को नेविगेट करने, जानकारी प्राप्त करने और विभिन्न कार्यों को करने की अनुमति देता है, बिना लाइव एजेंट सहायता की आवश्यकता के। आईवीआर सिस्टम आमतौर पर कॉल सेंटर, संपर्क केंद्र, और ग्राहक सेवा विभागों में उच्च कॉल वॉल्यूम को प्रभावी ढंग से संभालने और ग्राहक इंटरैक्शन को सरल बनाने के लिए उपयोग किए जाते हैं।
आईवीआर प्रॉम्प्ट्स के प्रकार
आईवीआर प्रॉम्प्ट्स को उनके उद्देश्य और कार्यक्षमता के आधार पर विभिन्न प्रकारों में वर्गीकृत किया जा सकता है:
- स्वागत संदेश: प्रारंभिक प्रॉम्प्ट जो कॉलर्स का स्वागत करता है और एक गर्मजोशी भरा स्वागत प्रदान करता है। यह कॉलर के अनुभव के लिए टोन सेट करता है और इसमें एक संक्षिप्त परिचय और मेनू विकल्पों पर निर्देश शामिल हो सकते हैं।
- इंटरएक्टिव वॉयस प्रॉम्प्ट्स: ये प्रॉम्प्ट्स कॉलर्स को मेनू सेटिंग्स के माध्यम से मार्गदर्शन करते हैं, विभिन्न कार्यों जैसे खाता पूछताछ, बिल भुगतान, या ऑर्डर ट्रैकिंग के लिए विकल्प प्रदान करते हैं। वे कॉलर्स को उपयुक्त विभाग या सेवा की ओर निर्देशित करने में मदद करते हैं।
- बहु-भाषा विकल्प: आईवीआर सिस्टम अक्सर एक विविध ग्राहक आधार को पूरा करने के लिए भाषा विकल्प प्रदान करते हैं। बहु-भाषा प्रॉम्प्ट्स कॉलर्स को एक व्यक्तिगत अनुभव के लिए अपनी पसंदीदा भाषा चुनने की अनुमति देते हैं।
आईवीआर स्क्रिप्ट्स में सर्वोत्तम प्रथाएं
एक प्रभावी आईवीआर स्क्रिप्ट तैयार करना एक सहज और कुशल कॉलर अनुभव प्रदान करने के लिए महत्वपूर्ण है। आईवीआर वॉयस प्रॉम्प्ट्स बनाते समय निम्नलिखित सर्वोत्तम प्रथाओं पर विचार करें:
- स्पष्ट और संक्षिप्त: प्रॉम्प्ट्स को संक्षिप्त और समझने में आसान रखें। सरल भाषा का उपयोग करें और तकनीकी शब्दजाल से बचें ताकि कॉलर्स आईवीआर सिस्टम को आसानी से नेविगेट कर सकें।
- तार्किक मेनू विकल्प: मेनू विकल्पों को एक तार्किक क्रम में व्यवस्थित करें जो कॉलर के इरादे के साथ मेल खाता हो। सामान्य प्रश्नों या कार्यों का अनुमान लगाएं और मेनू को उसी के अनुसार संरचित करें।
- उचित टोन और आवाज: एक पेशेवर वॉयस टैलेंट चुनें जो आपके ब्रांड की छवि का प्रतिनिधित्व करता हो और आईवीआर सिस्टम के इच्छित टोन से मेल खाता हो। एक दोस्ताना और पेशेवर आवाज ग्राहक संतोष को बढ़ा सकती है और एक सकारात्मक छाप बना सकती है।
वॉयस ओवर टैलेंट का उपयोग करके आईवीआर प्रॉम्प्ट्स कैसे रिकॉर्ड करें
पेशेवर वॉयस ओवर टैलेंट का उपयोग करके आईवीआर प्रॉम्प्ट्स रिकॉर्ड करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- अपनी आईवीआर स्क्रिप्ट निर्धारित करें: स्पष्ट और संक्षिप्त प्रॉम्प्ट्स और मेनू विकल्पों के साथ अपनी आईवीआर स्क्रिप्ट तैयार करें।
- वॉयस टैलेंट चुनें: एक पेशेवर वॉयस टैलेंट का चयन करें जो आपके ब्रांड और आप जिस टोन को व्यक्त करना चाहते हैं, उसके साथ मेल खाता हो। लिंग, उच्चारण, और भाषा प्राथमिकताओं जैसे कारकों पर विचार करें।
- वॉयस ओवर सेवाओं का उपयोग करें: वॉयस ओवर टैलेंट को शामिल करें या अपने आईवीआर प्रॉम्प्ट्स को रिकॉर्ड करने के लिए पेशेवर को नियुक्त करने के लिए वॉयस ओवर मार्केटप्लेस का उपयोग करें। Google टीटीएस, Woord, IMTranslator, Yakitome, या Speechify जैसी सेवाएं आपके आईवीआर सिस्टम के लिए उच्च गुणवत्ता वाली वॉयस रिकॉर्डिंग प्रदान करती हैं।
- मार्गदर्शन प्रदान करें: अपनी आईवीआर स्क्रिप्ट और विशिष्ट आवश्यकताओं को वॉयस टैलेंट के साथ साझा करें। वांछित टोन, उच्चारण, और किसी भी विशिष्ट निर्देश को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करें।
- संपादित और प्रारूपित करें: एक बार जब आप वॉयस-ओवर रिकॉर्डिंग प्राप्त कर लेते हैं, तो उन्हें अपने आईवीआर सिस्टम की ऑडियो फ़ाइल आवश्यकताओं के अनुसार संपादित और प्रारूपित करें।
आईवीआर प्रॉम्प्ट्स, जिन्हें इंटरएक्टिव वॉयस रिस्पॉन्स प्रॉम्प्ट्स भी कहा जाता है, आईवीआर सिस्टम की कार्यक्षमता में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं और समग्र ग्राहक अनुभव में योगदान करते हैं। ये वॉयस प्रॉम्प्ट्स कॉलर्स को मेनू विकल्पों के माध्यम से मार्गदर्शन करते हैं और उन्हें फोन सिस्टम को कुशलतापूर्वक नेविगेट करने में मदद करते हैं। पेशेवर वॉयस टैलेंट और उच्च-गुणवत्ता वाली वॉयस रिकॉर्डिंग का उपयोग करके, आईवीआर प्रॉम्प्ट्स कॉलर्स के लिए एक परिष्कृत और पेशेवर छवि बनाते हैं। चाहे वह मेनू विकल्प प्रदान करना हो, स्वागत संदेश देना हो, या होल्ड पर संदेश देना हो, ये प्रॉम्प्ट्स ग्राहक अनुभव को बढ़ाते हैं और सुचारू कॉल प्रवाह सुनिश्चित करते हैं। आईवीआर प्रॉम्प्ट्स, ऑटोमेशन और टेक्स्ट-टू-स्पीच तकनीक के साथ मिलकर, व्यवसायों को उच्च कॉल वॉल्यूम को प्रभावी ढंग से संभालने और ग्राहक इंटरैक्शन को सुव्यवस्थित करने में सक्षम बनाते हैं। सही ढंग से तैयार किए गए आईवीआर स्क्रिप्ट्स और प्रॉम्प्ट रिकॉर्डिंग के साथ, ग्राहक संतुष्टि बढ़ती है, क्योंकि कॉलर्स को मेनू विकल्पों के माध्यम से आसानी से मार्गदर्शन किया जाता है, जिससे त्वरित समाधान और बेहतर ग्राहक जुड़ाव होता है। चाहे वह कॉल सेंटर, संपर्क केंद्र, या वॉइसमेल सिस्टम के लिए हो, आईवीआर प्रॉम्प्ट्स और उनकी कार्यक्षमता एक सहज ग्राहक अनुभव और कुशल कॉल प्रबंधन सुनिश्चित करते हैं।
स्पीचिफाई कैसे आईवीआर प्रॉम्प्ट निर्माण को सरल बना सकता है
स्पीचिफाई, एक उन्नत प्लेटफॉर्म, आईवीआर प्रॉम्प्ट्स बनाने की प्रक्रिया को सरल बना सकता है। अपनी टेक्स्ट-टू-स्पीच क्षमताओं के साथ, स्पीचिफाई लिखित स्क्रिप्ट्स को प्राकृतिक ध्वनि वाली वॉयस रिकॉर्डिंग में बदल देता है। यह पेशेवर वॉयस टैलेंट को नियुक्त करने की आवश्यकता को समाप्त करता है और प्रॉम्प्ट में बदलाव करने में लचीलापन प्रदान करता है। स्पीचिफाई के साथ, आप आसानी से उच्च-गुणवत्ता वाले वॉयस प्रॉम्प्ट्स उत्पन्न कर सकते हैं जो आपके आईवीआर स्क्रिप्ट से मेल खाते हैं, एक सुसंगत और पेशेवर कॉलर अनुभव सुनिश्चित करते हैं। अंत में, आईवीआर प्रॉम्प्ट्स एक इंटरएक्टिव वॉयस रिस्पॉन्स सिस्टम के आवश्यक तत्व हैं, जो प्रभावी कॉल रूटिंग को सक्षम करते हैं और ग्राहक संतुष्टि में सुधार करते हैं। आईवीआर स्क्रिप्ट्स में सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करके और पेशेवर वॉयस रिकॉर्डिंग का उपयोग करके, व्यवसाय एक सहज और व्यक्तिगत कॉलर अनुभव प्रदान कर सकते हैं। स्पीचिफाई जैसी सेवाएं आईवीआर प्रॉम्प्ट निर्माण के लिए एक सुव्यवस्थित दृष्टिकोण प्रदान करती हैं, उच्च-गुणवत्ता वाले वॉयस प्रॉम्प्ट्स सुनिश्चित करती हैं जो आपके आईवीआर सिस्टम की कार्यक्षमता और पेशेवरता को बढ़ाते हैं। पेशेवर वॉयस रिकॉर्डिंग के साथ अच्छी तरह से तैयार किए गए आईवीआर प्रॉम्प्ट्स को शामिल करना एक सकारात्मक कॉलर अनुभव के लिए मंच तैयार करता है और ग्राहक जुड़ाव को मजबूत करता है।
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क्लिफ वेट्ज़मैन
क्लिफ वेट्ज़मैन डिस्लेक्सिया के समर्थक और स्पीचिफाई के सीईओ और संस्थापक हैं, जो दुनिया का नंबर 1 टेक्स्ट-टू-स्पीच ऐप है, जिसे 100,000 से अधिक 5-स्टार समीक्षाएं मिली हैं और यह ऐप स्टोर में न्यूज़ और मैगज़ीन श्रेणी में पहले स्थान पर है। 2017 में, वेट्ज़मैन को फोर्ब्स 30 अंडर 30 सूची में शामिल किया गया था, उनके काम के लिए जो उन्होंने सीखने की अक्षमताओं वाले लोगों के लिए इंटरनेट को अधिक सुलभ बनाने में किया। क्लिफ वेट्ज़मैन को एडसर्ज, इंक., पीसी मैग, एंटरप्रेन्योर, मैशेबल, और अन्य प्रमुख आउटलेट्स में चित्रित किया गया है।