बेहतर पेशेवर वॉइसमेल ग्रीटिंग्स: सर्वोत्तम प्रथाएँ और शीर्ष उपकरण
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एक शौकिया और एक पेशेवर के बीच क्या अंतर है? एक पहलू यह है कि वे खुद को कैसे प्रस्तुत करते हैं, और यह वॉइसमेल ग्रीटिंग्स तक भी फैला हुआ है। अगर आप कभी...
एक शौकिया और एक पेशेवर के बीच क्या अंतर है? एक पहलू यह है कि वे खुद को कैसे प्रस्तुत करते हैं, और यह वॉइसमेल ग्रीटिंग्स तक भी फैला हुआ है। अगर आप कभी यह नहीं समझ पाए कि सबसे अच्छी पेशेवर वॉइसमेल ग्रीटिंग क्या होती है या यह क्यों महत्वपूर्ण है, तो यह गाइड आपके लिए है।
सबसे अच्छी पेशेवर वॉइसमेल ग्रीटिंग क्या है?
एक अच्छी वॉइसमेल ग्रीटिंग संक्षिप्त लेकिन सूचनात्मक होती है। इसमें आपका नाम या कंपनी का नाम, मिस्ड कॉल के लिए विनम्रता से धन्यवाद, कॉल वापस करने के लिए आवश्यक जानकारी की अनुरोध, और एक पेशेवर विदाई शामिल होती है। एक बेहतरीन वॉइसमेल ग्रीटिंग का उदाहरण होगा:
"नमस्ते, आपने [आपका नाम] को [कंपनी का नाम] पर संपर्क किया है। मैं फिलहाल आपकी कॉल लेने में असमर्थ हूँ। कृपया अपनी नाम, फोन नंबर, और एक संक्षिप्त संदेश बीप के बाद छोड़ें, और मैं एक व्यावसायिक दिन के भीतर आपकी कॉल वापस करूंगा। आपका दिन शुभ हो!"
पेशेवर व्यक्तिगत वॉइसमेल ग्रीटिंग क्या है?
एक पेशेवर व्यक्तिगत वॉइसमेल ग्रीटिंग, व्यवसाय वॉइसमेल ग्रीटिंग की तरह ही, वही मुख्य विवरण देती है लेकिन एक व्यक्तिगत स्पर्श के साथ। यह एक छोटे व्यवसाय के मालिक या पेशेवर के सेल फोन के लिए हो सकता है। यहाँ एक उदाहरण है:
"नमस्ते, आपने [आपका नाम] को संपर्क किया है। मैं अभी आपकी कॉल लेने में असमर्थ हूँ, लेकिन आपकी कॉल मेरे लिए महत्वपूर्ण है। कृपया अपनी नाम, फोन नंबर, और एक छोटा संदेश बीप के बाद छोड़ें, और मैं जल्द से जल्द आपसे संपर्क करूंगा। धन्यवाद और आपका दिन शुभ हो।"
अव्यवसायिक वॉइसमेल ग्रीटिंग का उदाहरण
दूसरी ओर, एक अव्यवसायिक वॉइसमेल संदेश आपकी पहली छाप को नुकसान पहुंचा सकता है। उदाहरण के लिए: "अरे, मैं हूँ। मुझे मिस किया? एक संदेश छोड़ें। शांति!" यह पेशेवरता और आवश्यक जानकारी की कमी के कारण पेशेवर सेटिंग के लिए एक खराब विकल्प है।
पेशेवर वॉइसमेल ग्रीटिंग्स का महत्व
एक पेशेवर वॉइसमेल ग्रीटिंग संभावित ग्राहकों, टीम के सदस्यों, या अन्य महत्वपूर्ण कॉलर्स के लिए संपर्क का पहला बिंदु हो सकता है। यह टोन सेट करता है, आपके व्यवसाय की सकारात्मक छवि देता है, और कॉलर के प्रयास को मान्यता देकर सम्मान दिखाता है।
इसके अलावा, यह महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करता है जैसे कि व्यवसाय के घंटे, आपातकालीन संपर्क, और अन्य प्रासंगिक संपर्क जानकारी। यह विशेष रूप से आफ्टर-ऑवर्स या जब आप कार्यालय से बाहर होते हैं, तब सहायक हो सकता है।
वॉइसमेल को पेशेवर क्यों सुनाई देना चाहिए
जैसे एक पेशेवर व्यक्तिगत वॉइसमेल ग्रीटिंग महत्वपूर्ण है, वैसे ही वॉइसमेल रिकॉर्डिंग का टोन और स्पष्टता भी महत्वपूर्ण है। एक स्पष्ट, सुखद आवाज़ आपके वॉइसमेल को अधिक आकर्षक और समझने में आसान बना सकती है, यह सुनिश्चित करते हुए कि कॉलर आवश्यक विवरण छोड़ दे।
पेशेवर वॉइसमेल ग्रीटिंग क्यों महत्वपूर्ण है?
एक पेशेवर वॉइसमेल ग्रीटिंग कई कारणों से महत्वपूर्ण है:
- पहली छाप: यह संभावित ग्राहकों, साझेदारों, या सहयोगियों के लिए संपर्क का पहला बिंदु हो सकता है। एक पेशेवर ग्रीटिंग सकारात्मक टोन सेट करता है और एक मजबूत पहली छाप बनाता है।
- पेशेवरता: एक अच्छी तरह से तैयार की गई वॉइसमेल ग्रीटिंग पेशेवरता और विवरण पर ध्यान देती है, जो कॉलर में विश्वास और आत्मविश्वास पैदा कर सकती है।
- जानकारी: यह कॉलर को आवश्यक जानकारी प्रदान करता है, जैसे कि कॉल करने के सर्वोत्तम समय, वैकल्पिक संपर्क विधियाँ, या जब वे एक वापसी कॉल की उम्मीद कर सकते हैं।
- ग्राहक सेवा: एक विनम्र और स्पष्ट वॉइसमेल ग्रीटिंग ग्राहक अनुभव को बढ़ा सकती है, यह दर्शाते हुए कि आप उनकी कॉल को महत्व देते हैं और शीघ्रता से फॉलो अप करेंगे।
- ब्रांडिंग: व्यवसायों के लिए, एक पेशेवर वॉइसमेल ग्रीटिंग आपके ब्रांड की छवि और मूल्यों को मजबूत कर सकती है, सभी टचपॉइंट्स पर एक सुसंगत ग्राहक अनुभव में योगदान कर सकती है।
याद रखें, आपकी वॉइसमेल ग्रीटिंग आपके व्यक्तिगत या पेशेवर छवि का विस्तार है। यह सुनिश्चित करना कि यह पेशेवर सुनाई दे और आवश्यक जानकारी प्रदान करे, आपकी प्रतिष्ठा और संबंधों में महत्वपूर्ण योगदान दे सकता है।
शीर्ष 8 वॉइसमेल सॉफ़्टवेयर/ऐप्स
- RingCentral: यह VoIP फोन सिस्टम अनुकूलन योग्य वॉइसमेल ग्रीटिंग्स, वॉइसमेल-टू-ईमेल सेवाएं और अधिक प्रदान करता है।
- Google Voice: एक मुफ्त फोन नंबर और अनुकूलन योग्य वॉइसमेल ग्रीटिंग्स प्रदान करता है। उपयोग में आसानी के लिए वॉइसमेल संदेशों को ट्रांसक्राइब करता है।
- YouMail: एक मुफ्त वॉइसमेल ऐप जो आपको विभिन्न कॉलर्स के लिए अलग-अलग ग्रीटिंग्स सेट करने की अनुमति देता है। ट्रांसक्रिप्शन भी प्रदान करता है।
- Grasshopper: एक व्यवसाय फोन सिस्टम जो आपको अपनी वॉइसमेल ग्रीटिंग को अनुकूलित करने और वॉइसमेल ट्रांसक्रिप्शन प्रदान करने की अनुमति देता है।
- 8x8: एक VoIP सेवा जो अनुकूलन योग्य वॉइसमेल ग्रीटिंग्स और वॉइसमेल-टू-ईमेल सेवाएं प्रदान करती है।
- Vonage: कस्टम वॉइसमेल ग्रीटिंग्स की अनुमति देता है और वॉइसमेल को टेक्स्ट या ईमेल में ट्रांसक्राइब करता है।
- Nextiva: एक VoIP समाधान जिसमें वॉइसमेल ग्रीटिंग्स को अनुकूलित करने, वॉइसमेल-टू-ईमेल और ट्रांसक्रिप्शन की विशेषताएं हैं।
- MightyCall: आपको कस्टम ग्रीटिंग्स रिकॉर्ड करने और वॉइसमेल को टेक्स्ट में ट्रांसक्राइब करने की अनुमति देता है।
चाहे आप छुट्टियों के लिए एक मजेदार वॉइसमेल बना रहे हों या व्यावसायिक घंटों के लिए एक सीधी वॉइसमेल ग्रीटिंग, इसे पेशेवर, सुखद और सूचनात्मक रखना याद रखें। वॉइसमेल बनाने की शुभकामनाएं!
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क्लिफ वेट्ज़मैन
क्लिफ वेट्ज़मैन डिस्लेक्सिया के समर्थक और स्पीचिफाई के सीईओ और संस्थापक हैं, जो दुनिया का नंबर 1 टेक्स्ट-टू-स्पीच ऐप है, जिसे 100,000 से अधिक 5-स्टार समीक्षाएं मिली हैं और यह ऐप स्टोर में न्यूज़ और मैगज़ीन श्रेणी में पहले स्थान पर है। 2017 में, वेट्ज़मैन को फोर्ब्स 30 अंडर 30 सूची में शामिल किया गया था, उनके काम के लिए जो उन्होंने सीखने की अक्षमताओं वाले लोगों के लिए इंटरनेट को अधिक सुलभ बनाने में किया। क्लिफ वेट्ज़मैन को एडसर्ज, इंक., पीसी मैग, एंटरप्रेन्योर, मैशेबल, और अन्य प्रमुख आउटलेट्स में चित्रित किया गया है।