Astuces de productivité pour Dropbox

Dropbox peut être un outil puissant pour stocker et transférer des fichiers. Découvrez comment rester organisé et augmenter votre productivité avec ces astuces.

Dropbox est un excellent outil que vous pouvez utiliser pour transférer des fichiers et garder tout ce dont vous avez besoin au même endroit. Comme il est sur le cloud, c'est un outil pratique qui vous permet de sauvegarder, partager et accéder à vos fichiers depuis n'importe lequel de vos appareils.

Si vous souhaitez garder votre Dropbox organisé, il y a quelques étapes que vous pouvez suivre. Nous avons rassemblé quelques conseils utiles pour vous permettre de tirer parti des meilleures fonctionnalités de Dropbox.

Conseils pour rester organisé dans votre Dropbox

Il existe plusieurs façons de rester organisé dans Dropbox. Voici nos quatre meilleurs conseils.

Créez un dossier Dropbox pour chaque projet sur lequel vous travaillez

Notre premier conseil est de créer un dossier Dropbox pour chaque sujet ou projet différent sur lequel vous travaillez. En utilisant l'organisateur de fichiers multiples, vous pouvez trier tous vos documents là où vous pouvez facilement les trouver sur iOS, Mac, Android ou Windows.

Utilisez la fonction de recherche pour trouver rapidement les fichiers dont vous avez besoin

Un autre de nos conseils utiles pour Dropbox est d'utiliser la fonction de recherche pour trouver ce que vous cherchez rapidement et facilement. Il est utile de nommer les fichiers en fonction de ce que vous prévoyez de faire avec eux en premier. Par exemple, si vous collectez des documents sur les oiseaux, nommer chaque fichier par le titre du document vous aide à retrouver facilement les documents à l'avenir. Des stratégies de nommage cohérentes simplifient la recherche.

Partagez des dossiers avec d'autres personnes pour collaborer sur des projets

Une autre chose à considérer est d'utiliser des dossiers partagés dans lesquels vous pouvez mettre des fichiers lorsque vous collaborez avec d'autres sur Dropbox.com. Dans votre application mobile Dropbox ou le nouveau logiciel Dropbox sur votre ordinateur, connectez-vous et survolez le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager avec une autre personne.

Cliquez sur l'icône de partage, et vous pouvez taper le nom, l'email ou le groupe avec lequel vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez même ajuster pour leur permettre de modifier ou seulement de visualiser le fichier (cela fonctionne de manière similaire aux documents Google sur votre Google Drive).

Utilisez la fonction de commentaire de Dropbox pour laisser des notes et des retours sur les fichiers  

Commenter est un autre avantage de l'utilisation de Dropbox pour un usage professionnel ou personnel sur votre appareil mobile ou dans d'autres formats. Que vous mettiez vos fichiers dans un dossier partagé ou que vous travailliez sur des fichiers individuellement, vous pouvez laisser des commentaires dessus comme vous le feriez avec Google docs.

Sur les feuilles de calcul, vous pouvez ajouter un commentaire directement sur le fichier, et il apparaîtra dans la barre latérale à droite de l'écran. Sur votre document partagé actuel Dropbox, vous pouvez cliquer sur “Tous les fichiers” et “Commentaires” pour laisser un commentaire également sur le côté droit de l'écran.

Les notes se mettent généralement à jour avec chaque historique de version, mais assurez-vous de vérifier les versions précédentes pour les commentaires qui pourraient avoir disparu. Maximisez la fonctionnalité de Dropbox 

Pour maximiser la fonctionnalité de Dropbox, vous devriez explorer les différentes intégrations qui accompagnent ce logiciel de stockage cloud. Par exemple, vous pouvez installer un lecteur TTS pour un support texte-à-parole en temps réel.

Fichiers Dropbox 

Prêt à examiner vos fichiers Dropbox ? Peut-être avez-vous besoin de revoir les nouveaux fichiers partagés que vous venez de recevoir ?

C'est à ce moment qu'un lecteur TTS vous sera utile. Les lecteurs TTS aident à améliorer les flux de travail en réduisant le temps nécessaire pour lire les documents. C'est l'un des quelques raccourcis que vous devriez connaître si vous cherchez des conseils de productivité tout en utilisant Dropbox.

Lecteur texte-à-parole (TTS) 

La technologie texte-à-parole est un type de technologie d'assistance qui lira à haute voix tout texte numérique pour vous. Avec juste la pression d'un bouton sur le bon logiciel, vous pouvez convertir les mots sur votre écran en audio, vous permettant d'écouter le contenu de votre Dropbox au lieu de devoir les lire manuellement.

Il est possible d'utiliser un lecteur texte-à-parole avec Dropbox pour rendre votre journée un peu plus facile. Vous pouvez écouter tous vos documents avec Speechify, vous permettant d'entendre ce qui se trouve dans votre Dropbox plutôt que de devoir lire chaque document vous-même. En fait, Speechify est une simple extension Chrome. Ajoutez-la à Chrome, et vous pouvez écouter tous vos fichiers Dropbox en appuyant sur un bouton. C'est, peut-être, l'extension de navigateur la plus productive que vous trouverez pour Dropbox.

Comment fonctionne Speechify ?

Si vous avez Speechify sur votre iPad, par exemple, vous pouvez utiliser Speechify pour lire tous vos documents directement dans Dropbox. Si vous l'avez sur Chrome, utilisez l'extension pour lire n'importe quel texte à l'écran.

Vous n'êtes peut-être pas familier avec les logiciels de synthèse vocale, mais beaucoup de gens les utilisent aujourd'hui. Ce n'est pas seulement pour les personnes qui ont des difficultés à lire ou qui vivent avec TDAH, dyslexie, ou d'autres conditions.

Alors, qui utilise la synthèse vocale pour Dropbox ?

Les avocats qui ont des centaines de dossiers à examiner avant le tribunal. Les équipes de contenu qui écoutent le contenu qu'elles doivent réviser avant sa mise en ligne. Tout le monde peut être plus productif avec cette technologie.

Pourquoi utiliser Speechify pour convertir votre contenu Dropbox en audio ?
Vous pouvez réduire la fatigue oculaire, écouter de l'audio tout en effectuant d'autres tâches loin de l'ordinateur, télécharger le fichier audio pour écouter votre contenu Dropbox en déplacement, et plus encore.

Que vous ayez besoin d'un lecteur de synthèse vocale pour vous aider à lire plus vite ou que vous souhaitiez simplement accélérer l'audio pour accomplir vos tâches plus rapidement que si vous étiez en train de lire, c'est un excellent complément à avoir prêt à l'emploi avec Dropbox.

FAQ

Dropbox est-il un outil de productivité ?

Oui. Dropbox est un outil de productivité qui vous permet d'y accéder depuis votre appareil mobile, sur Chrome, et par d'autres moyens. Il fonctionne de manière similaire à Gmail, Google Docs et Google Drive puisqu'il s'agit d'une plateforme basée sur le cloud.

Dropbox vous permet de gérer vos tâches facilement, car vous pouvez accéder à votre compte Dropbox de n'importe où. Il est disponible sur Microsoft Windows, Mac, et d'autres systèmes.

Comment tirer le meilleur parti de mon Dropbox ?

Pour tirer le meilleur parti de Dropbox, vous devriez envisager de maximiser l'espace qui vous est offert gratuitement, activer la vérification en deux étapes pour une meilleure sécurité, et synchroniser vos dossiers sur plusieurs appareils afin de pouvoir y accéder de n'importe où.

L'avantage de l'utilisation de la synchronisation sélective est que vous choisissez quels fichiers mettre à jour sur vos appareils. Ainsi, si vous souhaitez garder quelques fichiers en sécurité sur votre ordinateur principal mais prévoyez d'en partager d'autres avec votre équipe, vous pouvez les déplacer dans l'espace de travail partagé pour un accès facile en ligne ou hors ligne.

Quels sont quelques astuces de productivité pour Dropbox ? 

Il existe quelques astuces de productivité pour Dropbox que vous pourriez vouloir essayer. La première est d'utiliser le sélecteur de pièces jointes MeisterTask pour attacher des fichiers importants à votre tâche MeisterTask (c'est une intégration utile à considérer). Vous pouvez choisir le fichier que vous souhaitez utiliser et l'ajouter en tant que pièce jointe que d'autres peuvent télécharger, consulter, et plus encore.

Une autre chose à envisager avec Dropbox est de lier des documents qui se rapportent à une tâche dans la description de la tâche. Cela vous aide à rester organisé, afin que vous puissiez rapidement trouver les éléments que vous recherchez.

Une troisième astuce de productivité géniale est d'utiliser Speechify avec votre Dropbox. Chaque fois que quelqu'un télécharge un nouveau fichier pour que vous le révisiez ou que vous êtes prêt à vous asseoir et à parcourir les documents que vous avez collectés, Speechify peut les convertir en voix humaine pour vous, afin que vous puissiez écouter au lieu de lire. Ou, lire en même temps que l'audio joue en arrière-plan.

Dans tous ces cas, les astuces de productivité sont sûres de vous aider à gérer vos tâches plus rapidement tout en utilisant Dropbox.

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