Kuinka tallentaa Teams-kokous: vaiheittainen opas

Etätyö ja verkkokokoukset, keskustelun ytimen tallentaminen on tullut erittäin tärkeäksi. Microsoft Teams, tehokas yhteistyöalusta,...

Etätyö ja verkkokokoukset, keskustelun ytimen tallentaminen on tullut erittäin tärkeäksi. Microsoft Teams, tehokas yhteistyöalusta, tarjoaa erinomaisen ominaisuuden, jonka avulla voit tallentaa kokouksesi vaivattomasti. Käytitpä sitten PC:tä, Macia, Androidia tai iOS-laitetta, tämä vaiheittainen opas näyttää, kuinka tallennat Teams-kokouksen, sekä arvokkaita vinkkejä tämän ominaisuuden hyödyntämiseen parhaalla mahdollisella tavalla.

Vaihe 1: Teamsin avaaminen ja kokouksen aikatauluttaminen

Ennen kuin sukellat kokousten tallentamisen jännittävään maailmaan, varmista, että olet kirjautunut sisään Microsoft Teamsiin. Jos et ole vielä tehnyt niin, lataa ja asenna Teams-sovellus laitteellesi. Kun olet valmis, seuraa näitä helppoja ohjeita:

• Avaa Teams-sovellus: Käynnistä Teams-sovellus tietokoneellasi tai mobiililaitteellasi. Jos käytät verkkoselainta, siirry Teams-verkkosivustolle.
• Aloita uusi kokous tai liity olemassa olevaan: Päänäytöllä näet vaihtoehdot aloittaa uusi kokous tai liittyä käynnissä olevaan kokoukseen. Jos olet kokouksen järjestäjä, voit aloittaa uuden kokouksen. Muussa tapauksessa valitse haluamasi kokous tulevien tapahtumien listalta.
• Aikatauluta kokous myöhemmäksi: Jos haluat aikatauluttaa kokouksen myöhemmäksi, napsauta näytön vasemmalla puolella olevaa "Kalenteri"-välilehteä. Valitse sopiva päivämäärä ja aika, ja kutsu tiimin jäsenet mukaan.

Vaihe 2: Kokouksen aloittaminen ja tallennuksen valmistelu

Nyt kun olet kokouksessa, ota hetki varmistaaksesi, että kaikki on täydellisesti asetettu:

• Liity kokoukseen: Napsauta "Liity"-painiketta päästäksesi kokoushuoneeseen. Varmista, että ääni- ja videomääritykset toimivat oikein.
• Säädä kamera- ja mikrofoniasetuksia: Jos käytät ulkoista verkkokameraa tai mikrofonia, nyt on aika liittää ne. Napsauta profiilikuvaasi oikeassa yläkulmassa ja valitse "Asetukset." Siirry "Laitteet"-välilehdelle määrittääksesi haluamasi ääni- ja videolaitteet.

Vaihe 3: Tallennuksen aloittaminen

Kun kokous on käynnissä, on aika ottaa tallennusominaisuus käyttöön:

• Etsi Tallenna-painike: Etsi "..." (kolme pistettä) -kuvake kokouksen ohjauspaneelista. Napsauta sitä avataksesi pudotusvalikon.
• Aloita tallennus: Valitse pudotusvalikosta "Aloita tallennus." Kaikille osallistujille lähetetään ilmoitus, että kokousta tallennetaan. Varmista, että sinulla on kaikkien suostumus ennen kuin aloitat tallennuksen!
• Tallennus alkaa: Kun olet napsauttanut tallennuspainiketta, näytön yläosaan ilmestyy pieni banneri, joka ilmoittaa tallennuksen alkamisesta. Nyt tallennat jokaisen arvokkaan keskusteluhetken.

Vaihe 4: Tallennusasetusten hallinta kokouksen aikana

Kokouksen aikana voit hallita tallennustasi ja hienosäätää kokemustasi:

• Tauko ja jatka: Jos tarvitset tauon tai haluat keskustella epävirallisesti, napsauta uudelleen "..."-kuvaketta ja valitse "Keskeytä tallennus." Jatkaaksesi valitse "Jatka tallennusta."
• Osallistujien tai sisällön korostaminen: Korostaaksesi tiettyä osallistujaa tai jaettua sisältöä, vie hiiri heidän videokuvansa päälle ja napsauta näkyviin tulevaa kolmen pisteen kuvaketta. Valitse "Korosta" tehdäksesi heistä pääkohteen kaikille osallistujille.
• Kokouskäyttöliittymän navigointi: Voit saumattomasti navigoida kokouskäyttöliittymässä, vaihtaa video- ja näytönjakotoimintojen välillä ja olla vuorovaikutuksessa tiimin jäsenten kanssa, samalla kun tallennus jatkuu taustalla.

Vaihe 5: Kokouksen päättäminen ja tallennuksen lopettaminen

Kun kokous lähenee loppuaan, on aika lopettaa asiat ja pysäyttää tallennus:

• Keskustelujen päättäminen: Varmista, että kaikki tärkeät aiheet on käsitelty ja tee lopulliset päätökset.
• Lopeta kokous: Napsauta "Lopeta kokous"-painiketta päättääksesi istunnon. Kun kokous päättyy, tallennus pysähtyy automaattisesti.
• Tallenna tai hylkää tallennus: Kokouksen jälkeen sinulle tarjotaan vaihtoehtoja tallentaa tai hylätä tallennus. Valitse sopiva toiminto tarpeidesi mukaan.

Vinkkejä Teams-kokousten tehokkaaseen tallentamiseen

Teams-kokousten tallentaminen on vasta alkua. Tässä on muutamia arvokkaita vinkkejä, joilla saat kaiken irti tästä ominaisuudesta:

1. Valmistaudu etukäteen

Ennen kuin painat videonauhoituksen aloituspainiketta, käytä hetki selkeän asialistan laatimiseen tulevaa kokousta varten. Varmista, että kaikki tarvittavat asiakirjat ja materiaalit ovat valmiina laadukkaalla laitteellasi, jotta nauhoitus sujuu saumattomasti.

1. Ilmoita nauhoituksesta

Ennen videonauhoituksen aloittamista lähetä nopea viesti kokouksen keskusteluun ilmoittaaksesi osallistujille, että istunto nauhoitetaan. Käsittele mahdolliset huolenaiheet tai kysymykset, joita heillä saattaa olla nauhoitusprosessista tällä kokousalustalla.

1. Hyödynnä kokouksen ominaisuuksia

Hyödynnä Microsoft Teamsin tarjoamia erilaisia yhteistyötyökaluja ja ominaisuuksia videoneuvottelun aikana. Kannusta kaikkia osallistujia aktiiviseen osallistumiseen, aivan kuten dynaamisessa Zoom-kokouksessa. Käytä koko näytön tilaa varmistaaksesi, että kaikki elementit tallentuvat selkeästi, vaikka niitä katsottaisiin pienemmillä laitteilla, kuten iPhonella.

1. Pidä nauhoitus järjestyksessä

Kun olet valmis laadukkaan videonauhoituksen kanssa, anna tiedostolle selkeä ja kuvaava nimi. Järjestä nauhoitukset omiin kansioihinsa, olipa kyseessä suosimasi pilvitallennusalusta, kuten OneDrive tai SharePoint, tai suoraan laitteellasi.

1. Tarkista ja jaa nauhoitukset

Kokouksen jälkeen käytä hetki nauhoituksen tarkistamiseen. Tämä vaihe auttaa sinua havaitsemaan tärkeitä yksityiskohtia, jotka saattoivat jäädä huomaamatta live-istunnon aikana. Jaa nauhoitus kokoukseen osallistuneille sekä niille, jotka eivät päässeet mukaan. Tämä jakaminen voi olla erityisen kätevää henkilöille, jotka haluavat katsoa nauhoituksen iPhonellaan omalla ajallaan.

Nauhoitusongelmien ratkaiseminen

Vaikka Teamsin käyttöliittymä on käyttäjäystävällinen, saatat kohdata joitakin yleisiä nauhoitusongelmia. Näin voit ratkaista ne:

1. Nauhoitus ei käynnisty tai keskeytyy odottamatta

Jos nauhoitus ei käynnisty odotetusti tai keskeytyy odottamatta, tarkista verkkoyhteytesi. Varmista, että sinulla on vakaa yhteys ja riittävät järjestelmäresurssit tukemaan nauhoitusprosessia. On myös tärkeää varmistaa, että nauhoitusluvat ovat käytössä Teams-asetuksissasi, jotta vältytään ongelmilta.

1. Äänen tai videon laatuongelmat

Parhaan mahdollisen videoneuvottelu- ja nauhoituslaadun saavuttamiseksi säädä kamera- ja mikrofoniasetuksiasi. Hienosäädä niitä optimoidaksesi äänen ja videon laadun sujuvaa toistoa varten. Jos huomaat ongelmia, harkitse internet-yhteytesi päivittämistä varmistaaksesi saumattoman nauhoitusprosessin.

1. Tiedoston tallennus- tai toisto-ongelmat

Kun tallennat nauhoitustasi, varmista, että valitset sopivan tiedostomuodon, joka takaa yhteensopivuuden eri laitteiden ja alustojen kanssa. Testaa toisto eri laitteilla, mukaan lukien iPhonet, varmistaaksesi, että nauhoitus on helposti saatavilla ja katsottavissa ilman toisto-ongelmia.

1. Nauhoitus ei ole saatavilla kokouksen jälkeen

Jos et löydä nauhoitustasi kokouksen jälkeen, tarkista, että se on synkronoitu onnistuneesti valitsemaasi tallennuspaikkaan. Käytitpä sitten Microsoft Streamia tai SharePointia, varmista, että nauhoitus on ladattu ja tallennettu oikein, jotta vältytään odottamattomilta yllätyksiltä.

Noudattamalla näitä vinkkejä ja vianmääritysvaiheita olet hyvin valmistautunut tallentamaan ja hallitsemaan Microsoft Teams -kokouksiasi tehokkaasti, varmistaen, että arvokkaat keskustelut tallentuvat korkealaatuisina nauhoituksina, jotka ovat helposti saatavilla ja jaettavissa tiimisi jäsenille.

Saavutettavuuden ja tavoittavuuden avaaminen Speechify Transcriptionilla: Microsoft Teamsista sosiaaliseen mediaan

Virtuaalikokousten ja loputtoman videosisällön maailmassa Speechify Transcription on paras liittolaisesi. Kuvittele tämä: nauhoitat Microsoft Teams -kokouksia, joissa käsitellään tärkeitä aiheita. Speechify Transcriptionin avulla nämä keskustelut voidaan vaivattomasti transkriboida, mikä parantaa saavutettavuutta ja ymmärrettävyyttä. Mutta taika ei lopu siihen. Kuvittele jakavasi oivalluksiasi sosiaalisen median alustoilla, kuten YouTubessa ja TikTokissa. Transkriboimalla videosisältösi teet siitä osallistavampaa, mahdollistaen laajemman yleisön osallistumisen.

Olitpa sitten iOS-fani, Android-harrastaja tai käytät Mac- tai PC-tietokonetta, Speechify Transcription on apunasi. Hyödynnä tämän työkalun voimaa kaikkiin transkriptiotarpeisiisi – kokouksista sosiaalisen median helmiin. Haluatko tehdä sisällöstäsi saavutettavaa ja laajalle levinnyttä? Kokeile Speechify Transcriptionia jo tänään ja aloita matka kohti osallisuutta ja vaikuttavuutta.

Usein kysytyt kysymykset

1. Voinko tallentaa Microsoft Teams -kokouksen näytön tallentimen avulla?

Kyllä, voit käyttää näytön tallennusohjelmistoa, kuten OBS Studiota, tallentaaksesi Microsoft Teams -kokouksesi. Aloita näytön tallennus ennen kokousikkunaan siirtymistä ja varmista, että kokouksen video ja ääni tallentuvat. Huomaa, että näytön tallentimen käyttö voi tarjota lisäjoustavuutta tallentaa sekä kokousnäkymä että muut näytön toiminnot samanaikaisesti.

2. Voinko muuntaa tallennetun Teams-kokouksen tekstiksi helppoa viittausta varten?

Tällä hetkellä Microsoft Teams ei tarjoa sisäänrakennettua transkriptiotoimintoa tallennettuihin kokouksiin. Voit kuitenkin tutkia kolmannen osapuolen transkriptiopalveluita, kuten Speechify Transcriptions, jotka voivat muuntaa kokoustallenteesi tekstiksi. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, kun haluat luoda helposti haettavia ja saavutettavia kokousmuistiinpanoja, jotka auttavat tärkeiden keskustelujen tarkastelussa.

3. Kuinka tallennan kanavakokouksen Microsoft Teamsissa?

Kanavakokouksen tallentaminen Microsoft Teamsissa noudattaa samaa prosessia kuin tavallisten kokousten tallentaminen. Kun olet kanavakeskustelussa, napsauta "Meet Now" -painiketta aloittaaksesi kokouksen. Seuraa sitten kokousten tallentamiseen liittyviä ohjeita. Muista, että tallennusvaihtoehto on käytettävissä myös kanavakokouksissa, mikä varmistaa, että tärkeät keskustelut tallentuvat tiimisi hyödyksi.

4. Voinko valita tallennetun Microsoft Teams -kokouksen vanhenemispäivän?

Tällä hetkellä Microsoft Teams ei tarjoa mahdollisuutta valita tallennetun kokouksen vanhenemispäivää. Tallennetut kokoukset tallennetaan yleensä Microsoft Streamiin tai SharePointiin, ja niiden säilytyskäytännöt määritellään organisaatiosi asetusten tai Office 365 Enterprise E1 -käytäntöjen perusteella. Jos sinulla on erityisiä vaatimuksia tallenteiden säilyttämiseen tai poistamiseen, on suositeltavaa ottaa yhteyttä organisaatiosi IT-ylläpitäjään tai kokouskäytäntöihin saadaksesi lisäohjeita.