Trucos de productividad para Dropbox

Dropbox puede ser una herramienta poderosa para almacenar y transferir archivos. Aprende a mantenerte organizado y aumentar tu productividad con estos trucos.

Dropbox es una excelente herramienta que puedes usar para transferir archivos y mantener todo lo que necesitas en un solo lugar. Al estar en la nube, es una herramienta útil que te permite guardar, compartir y acceder a tus archivos desde cualquiera de tus dispositivos.

Si esperas mantener tu Dropbox organizado, hay algunos pasos que puedes seguir para lograrlo. Hemos reunido algunos consejos útiles para que puedas aprovechar las mejores funciones de Dropbox.

Consejos para mantenerte organizado en tu Dropbox

Hay varias maneras de mantenerte organizado en Dropbox. Aquí están nuestros cuatro mejores consejos.

Crea una carpeta de Dropbox para cada proyecto en el que estés trabajando

Nuestro primer consejo es crear una carpeta de Dropbox para cada tema o proyecto diferente en el que estés trabajando. Usando el organizador de múltiples archivos, puedes clasificar todos tus documentos donde puedas encontrarlos fácilmente en iOS, Mac, Android o Windows.

Usa la función de búsqueda para encontrar rápidamente los archivos que necesitas

Otro de nuestros consejos útiles para Dropbox es usar la función de búsqueda para encontrar lo que buscas de manera rápida y sencilla. Es útil si nombras los archivos según lo que planeas hacer con ellos primero. Por ejemplo, si estás recopilando documentos sobre aves, nombrar cada archivo con el título del documento te ayuda a encontrar los documentos fácilmente en el futuro. Estrategias de nombrado consistentes hacen que la búsqueda sea simple.

Comparte carpetas con otras personas para colaborar en proyectos

Otra cosa a considerar es usar carpetas compartidas en las que puedes poner archivos cuando colaboras con otros en Dropbox.com. En tu aplicación móvil de Dropbox o en el nuevo software de Dropbox en tu computadora, inicia sesión y pasa el cursor sobre el archivo o carpeta que deseas compartir con otra persona.

Haz clic en el icono de compartir, y puedes escribir el nombre, correo electrónico o grupo con el que deseas compartir el archivo. Incluso puedes ajustarlo para permitirles editar o solo ver el archivo (esto funciona de manera similar a Google Docs en tu Google Drive).

Usa la función de comentarios de Dropbox para dejar notas y comentarios en los archivos  

Comentar es otro beneficio de usar Dropbox para negocios o uso personal en tu dispositivo móvil o en otros formatos. Ya sea que pongas tus archivos en una carpeta compartida o trabajes en archivos individualmente, puedes dejar comentarios en ellos tal como lo harías con Google Docs.

En hojas de cálculo, puedes agregar un comentario directamente en el archivo, y aparecerá en la barra lateral en el lado derecho de la pantalla. En tu Dropbox Paper compartido actual, puedes hacer clic en “Todos los archivos” y “Comentarios” para dejar un comentario en el lado derecho de la pantalla también.

Las notas generalmente se actualizan con cada historial de versiones, pero asegúrate de revisar versiones anteriores para comentarios que podrían haberse perdido. Maximiza la funcionalidad de Dropbox 

Para maximizar la funcionalidad de Dropbox, deberías investigar las diferentes integraciones que van con este software de almacenamiento en la nube. Por ejemplo, puedes instalar un lector TTS para soporte de texto a voz en tiempo real.

Archivos de Dropbox 

¿Listo para revisar tus archivos de Dropbox? ¿Quizás necesitas revisar los nuevos archivos compartidos que acabas de recibir?

Es aquí cuando un lector TTS te será útil. Los lectores TTS ayudan a mejorar los flujos de trabajo al reducir el tiempo que lleva leer documentos. Este es uno de los pocos atajos que deberías conocer si buscas consejos de productividad mientras usas Dropbox.

Lector de texto a voz (TTS) 

Texto a voz es un tipo de tecnología asistiva que leerá cualquier texto digital en voz alta para ti. Con solo presionar un botón en el software adecuado, puedes convertir las palabras en tu pantalla en audio, para que puedas escuchar el contenido de tu Dropbox en lugar de tener que leerlo manualmente.

Es posible usar un lector de texto a voz con Dropbox para hacer tu día un poco más fácil. Puedes escuchar todos tus documentos con Speechify, permitiéndote oír lo que hay en tu Dropbox en lugar de tener que leer cada documento tú mismo. De hecho, Speechify es una simple extensión de Chrome. Agrégala a Chrome, y podrás escuchar todos tus archivos de Dropbox con solo presionar un botón. Esta es, quizás, la extensión de navegador más productiva que encontrarás para Dropbox.

¿Cómo funciona Speechify?

Si tienes Speechify en tu iPad, por ejemplo, puedes usar Speechify para leer todos tus documentos directamente en Dropbox. Si lo tienes en Chrome, utiliza la extensión para leer cualquier texto en la pantalla.

Puede que no estés familiarizado con el software de texto a voz, pero muchas personas lo usan hoy en día. No es solo para personas que tienen dificultades para leer o que viven con TDAH, dislexia u otras condiciones.

Entonces, ¿quién usa TTS para Dropbox?

Abogados que tienen cientos de archivos para revisar antes del juicio. Equipos de contenido que están escuchando contenido que deben revisar antes de que se publique en la web. Cualquiera puede ser más productivo con esta tecnología.

¿Por qué usar Speechify para convertir tu contenido de Dropbox a audio?
Puedes reducir la fatiga visual, escuchar audio mientras realizas otras tareas lejos de la computadora, descargar el archivo de audio para escuchar tu contenido de Dropbox en movimiento, y más.

Ya sea que necesites un lector TTS como ayuda para leer más rápido o simplemente quieras acelerar el audio para completar tareas más rápidamente de lo que lo harías si estuvieras leyendo, este es un excelente complemento para tener listo para usar con Dropbox.

Preguntas Frecuentes

¿Es Dropbox una herramienta de productividad?

Sí. Dropbox es una herramienta de productividad que te permitirá acceder desde tu dispositivo móvil, en Chrome y por otros medios. Funciona de manera similar a Gmail, Google Docs y Google Drive ya que es una plataforma basada en la nube.

Dropbox te permite manejar la gestión de tareas con facilidad, ya que puedes acceder a tu cuenta de Dropbox desde cualquier lugar. Está disponible en Microsoft Windows, Mac y otros sistemas.

¿Cómo sacar el máximo provecho de mi Dropbox?

Para sacar el máximo provecho de Dropbox, deberías considerar maximizar el espacio que te dan gratis, habilitar la verificación en dos pasos para mayor seguridad y sincronizar tus carpetas en todos los dispositivos para que puedas acceder a ellas desde cualquier lugar.

Lo bueno de usar la sincronización selectiva es que eliges qué archivos se actualizan en todos tus dispositivos. Así que, si quieres mantener algunos archivos seguros en tu computadora principal pero planeas compartir otros con tu equipo, puedes moverlos al espacio de trabajo compartido para un fácil acceso en línea o fuera de línea.

¿Cuáles son algunos trucos de productividad para Dropbox? 

Hay algunos trucos de productividad para Dropbox que podrías querer probar. El primero es usar el Selector de Archivos de MeisterTask para adjuntar archivos importantes a tu tarea de MeisterTask (esta es una integración útil a considerar). Puedes elegir el archivo que deseas usar y agregarlo como un adjunto que otros pueden descargar, interactuar, ver y más.

Otra cosa a considerar hacer con Dropbox es enlazar documentos que se relacionen con una tarea en la descripción de la tarea. Esto te ayuda a mantenerte organizado, para que puedas encontrar rápidamente los elementos que estás buscando.

Un tercer truco de productividad increíble es usar Speechify con tu Dropbox. Cada vez que alguien sube un nuevo archivo para que revises o estás listo para sentarte y revisar documentos que has estado recopilando, Speechify puede convertirlos en voz humana para ti, para que puedas escuchar en lugar de leer. O, leer junto con el audio de fondo.

En cualquiera de estos casos, los trucos de productividad seguramente te ayudarán a manejar tus tareas más rápido mientras usas Dropbox.

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