Comprendiendo los Mensajes de Voz de IVR

Los sistemas de Respuesta de Voz Interactiva (IVR) han sido fundamentales en la revolución de los centros de llamadas, sistemas PBX y centros de contacto. Mejoran en gran medida la...

Los sistemas de Respuesta de Voz Interactiva (IVR) han sido fundamentales en la revolución de los centros de llamadas, sistemas PBX y centros de contacto. Mejoran en gran medida la experiencia del cliente al proporcionar servicios eficientes y hacer que las aplicaciones de telefonía sean más amigables para el usuario. Una parte crítica de cualquier sistema IVR es el mensaje de voz. Estos mensajes de IVR guían a los llamantes a través del sistema telefónico, contribuyendo a un proceso de manejo de llamadas optimizado y de alta calidad.

¿Qué son los Mensajes para IVR?

Los mensajes de IVR son las locuciones que los llamantes escuchan al interactuar con un sistema telefónico automatizado. Estos mensajes pueden incluir mensajes en espera, saludos, menús e instrucciones, todos diseñados para guiar al llamante a través del sistema. Se crean utilizando grabaciones profesionales de locutores o se generan mediante software de texto a voz.

¿Cómo Grabo un Mensaje de IVR?

Primero, prepara tus guiones de IVR para grabar un mensaje de IVR. Los guiones deben ser simples, claros e incluir toda la información necesaria que tus llamantes puedan necesitar.

Luego puedes contratar a un talento de voz profesional o utilizar un artista de locución para la grabación. Vale la pena considerar talentos de voz bilingües, como artistas de habla hispana, para un mayor alcance. Alternativamente, se puede usar software de texto a voz para generar los mensajes de voz.

Una vez que la grabación de voz está completa, los archivos de audio se editan para claridad y consistencia, asegurando un producto final de alta calidad.

La Diferencia entre IVR y Mensaje

Mientras que IVR se refiere a todo el sistema de respuesta de voz interactiva, incluyendo su diseño, funcionalidad y gestión, un mensaje es un componente del IVR. El mensaje, o la voz de IVR, es el mensaje que los llamantes escuchan y responden mientras navegan por el sistema IVR.

¿Qué Formato de Voz Usa el IVR?

El formato de voz estándar para los sistemas IVR es WAV o MP3. Estos formatos son ampliamente compatibles en varias plataformas y aseguran una salida de audio de alta calidad. El formato específico puede depender de los requisitos de tu sistema de telefonía.

Diferencia Clave entre un Mensaje y un Mensaje de IVR

Un mensaje es un tipo específico de mensaje de IVR diseñado para instruir al llamante a tomar acción. Un mensaje de IVR, sin embargo, puede ser cualquier mensaje grabado que se reproduzca durante una llamada, como saludos, mensajes en espera o información sobre horarios de atención.

¿Cómo Subo una Grabación de Voz de IVR?

Subir una grabación de voz de IVR dependerá de tu sistema IVR específico o proveedor de servicios. Sin embargo, generalmente implica acceder al portal de administración del sistema, navegar a la sección de mensajes o grabaciones de voz y subir el archivo de audio correspondiente. Siempre consulta las directrices de tu proveedor o el servicio de ayuda para obtener instrucciones específicas.

¿Qué Debo Decir Durante el Mensaje?

Lo que digas durante el mensaje de IVR depende de su propósito. Una buena regla general es mantener los mensajes claros, concisos y respetuosos. Siempre reconoce al llamante, proporciona la información necesaria y guíalo hacia los siguientes pasos.

Las 8 Mejores Aplicaciones y Software para Grabar IVR

1. Twilio: Conocido por su flexibilidad y robustas APIs, Twilio soporta sistemas IVR personalizados, incluyendo mensajes de voz y grabaciones.
2. Genesys: Un líder en experiencia del cliente, Genesys ofrece funcionalidad avanzada de IVR, incluyendo enrutamiento dinámico y grabación de mensajes.
3. Avaya: Las soluciones de centro de contacto de Avaya incluyen capacidades avanzadas de IVR y servicios profesionales de grabación de voz.
4. Nuance: Nuance ofrece soluciones de IVR y autoatención con funciones avanzadas de texto a voz y reconocimiento de voz. Su software soporta una amplia gama de idiomas.
5. 8x8: 8x8 proporciona soluciones integrales de IVR, incluyendo fácil gestión de mensajes de voz, y cuenta con grabaciones de voz de alta calidad.
6. Five9: Conocido por su software de centro de contacto en la nube, Five9 también ofrece capacidades de IVR con potentes funciones de autoservicio.
7. Aspect: Aspect proporciona tanto servicio de IVR de autoservicio como asistido por agentes, asegurando una experiencia del cliente sin fisuras.
8. NICE inContact: Esta solución ofrece capacidades de IVR y ACD para enrutamiento y opciones de autoservicio, haciéndola adecuada para centros de contacto de todos los tamaños.

Recuerda que la elección del software dependerá de tus necesidades específicas, los objetivos de experiencia del cliente y las consideraciones de precio.

Las grabaciones de voz para IVR son una parte esencial de cualquier centro de llamadas moderno o sistema PBX. Juegan un papel importante en la configuración de la experiencia del cliente y en asegurar interacciones fluidas. Invertir en mensajes de voz IVR de alta calidad y servicios profesionales de locución puede ayudar a tu organización a proyectar una imagen más profesional y a atender a tus clientes de manera más efectiva.

Para mejorar tu comprensión de los sistemas IVR, utiliza herramientas como materiales de aprendizaje en línea, demostraciones, testimonios y recursos de podcasts. Siempre considera los servicios de actores de voz profesionales y artistas de locución para asegurar grabaciones de IVR que suenen naturales y atractivas.

Ya sea que grabes internamente o subcontrates tus grabaciones de voz, el enfoque siempre debe estar en la claridad, el profesionalismo y la calidad de tus mensajes de voz. Con la planificación y ejecución adecuadas, tu sistema IVR puede convertirse en una herramienta invaluable para mejorar las interacciones con los clientes y mejorar la prestación general de tus servicios.