PDF vs PDF/a

Digitaliseringen af dokumenter har bragt en række filformater med sig, hver med deres unikke formål. I denne artikel vil vi dykke dybt ned i forskellene...

Digitaliseringen af dokumenter har bragt en række filformater med sig, hver med deres unikke formål. I denne artikel vil vi dykke dybt ned i forskellene mellem PDF og PDF/a, og fremhæve deres individuelle betydning, anvendelser og fordele.

Hvilke forskellige typer PDF'er findes der?

PDF står for Portable Document Format. Som navnet antyder, er det et universelt accepteret filformat til at vise elektroniske dokumenter konsekvent, uanset hardware, software eller operativsystemer. PDF dokumenter kan indeholde links, knapper, formularer, lyd, video og forretningslogik.

Der er forskellige versioner og typer af PDF, såsom PDF/a, PDF/X og den originale PDF. Hver type eller version af PDF tjener unikke formål, hvor den originale PDF er den mest almindelige.

Hvad er en PDF?

PDF, eller Portable Document Format, er et filformat, der fanger alle elementer af et trykt dokument som et elektronisk billede. Disse dokumenter kan derefter navigeres, udskrives eller deles med andre uden behov for den oprindelige applikation, der skabte det.

PDF-filer har filendelsen .pdf

Hvorfor og hvornår skal man bruge PDF?

• Deling: Del nemt dokumenter uden at bekymre dig om softwarekompatibilitet.
• Sikkerhed: Indarbejd digitale signaturer og elektroniske signaturer for øget dokumentsikkerhed.
• Universel: Kan ses på næsten alle enheder uden tab af formatering.

PDF-funktioner

1. Interaktivitet:
• Hyperlinks: Link til eksterne ressourcer eller andre sider i dokumentet.
• Knapper: Kan udføre forskellige handlinger som at indsende en formular.
• Formularer: Udfyldningsfelter, der kan indsamle brugerinput.
2. Multimedia Indlejring:
• Lyd og Video: Indlejre og afspille multimedieindhold i dokumentet.
• Billeder: Indlejre højopløsningsbilleder med forskellige kompressionsteknikker.
3. Anmærkninger: Tilføj kommentarer, noter, markeringer og mere til dokumentet.
4. Sikkerhed:
• Kryptering: Beskyt indhold mod uautoriseret adgang.
• Digitale Signaturer: Godkend oprindelsen og verificer dokumentets integritet.
• Vandmærkning: Indlejre usynlig eller synlig information i dokumentet.
5. Kompression: Reducer dokumentets størrelse ved at komprimere billeder, tekst og andre elementer.
6. Tilgængelighedsfunktioner: Elementer som tags, alternativ tekst og bogmærker forbedrer tilgængeligheden for personer med handicap.
7. JavaScript Support: Tilføj interaktivitet og automatiser opgaver i dokumentet.
8. Lagdelte Grafikker: Tillad indlejring af lagdelte grafikker som dem, der er skabt i CAD-software.
9. 3D Indhold: Indlejre og interagere med 3D-modeller i dokumentet.
10. Dokumentstruktur: Opretholder konsistent layout, skrifttyper og design på tværs af platforme

Fordele ved PDF:

1. Bevarer det visuelle udseende af det oprindelige dokument.
2. Tilbyder avancerede sikkerhedsfunktioner.
3. Sikrer konsistens på tværs af forskellige platforme.

Top 3 apps til at skabe PDF'er:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (Gem som PDF-funktion)
3. PDFCreator til Windows

Top 3 apps til at læse PDF'er:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

PDF Anvendelser

1. E-bøger: PDF'er bruges ofte til at skabe og distribuere e-bøger på grund af deres kompatibilitet på tværs af forskellige platforme.
2. Forretningskontrakter: Virksomheder bruger ofte PDF'er til at dele og underskrive kontrakter, da de nemt kan annoteres og underskrives elektronisk.
3. Rapporter og Hvidbøger: PDF'er tilbyder et standardiseret format, der bevarer skrifttyper, billeder og layout, hvilket gør det ideelt til rapporter og hvidbøger.
4. Brugsanvisninger: Produkt- og softwaremanualer i PDF-format sikrer, at brugerne ser ensartet formatering, uanset enhed eller platform.
5. Formularer: Mange institutioner bruger PDF'er til formularer, da de kan udfyldes elektronisk.
6. Præsentationer: Til deling og sikring af den visuelle konsistens af slides.
7. Magasiner og Nyhedsbreve: Digitale versioner af trykte medier er ofte i PDF-form for at sikre, at de fremstår som deres trykte modstykker.
8. Billetter og Boardingkort: Flyselskaber, teatre og eventarrangører kan bruge PDF'er til elektroniske billetter.
9. Fakturaer og Kvitteringer: Virksomheder sender ofte fakturaer og kvitteringer i PDF-format til kunder.
10. CV'er og Porteføljer: Professionelle bruger PDF'er til at dele deres CV'er og porteføljer, hvilket sikrer et ensartet udseende.

Hvad er PDF/a?

PDF/a er en undergruppe af PDF specielt designet til langtidsbevaring og arkivering af elektroniske dokumenter. I modsætning til almindelige PDF'er kræver PDF/a indlejring af alle elementer (skrifttyper, billeder, tekst osv.) brugt i dokumentet, hvilket sikrer, at dokumenter ser ens ud i fremtiden.

PDF/a-filer har også filendelsen .pdf

Hvorfor og hvornår skal man bruge PDF/a?

• Arkivering af Dokumenter: Særligt nyttigt, når du har brug for langtidsarkivering af dokumenter i brancher som juridisk, medicinsk og offentlige sektorer.
• Bevaring: Sikrer, at dokumentet forbliver selvstændigt og kan ses uden eksterne afhængigheder.

PDF/A Funktioner

1. Langtidsbevaring: Designet til at bevare elektroniske dokumenter over lange perioder.
2. Selvstændigt Dokument:
• Indlejring af Skrifttyper: Sikrer, at skrifttyper brugt i dokumentet forbliver konsistente.
• Ingen Eksterne Afhængigheder: Alt nødvendigt for at se dokumentet korrekt er indeholdt i filen.
3. Ingen Eksekverbar Indhold: JavaScript og andet eksekverbart indhold er forbudt for at sikre langtidsholdbarhed.
4. Farvestyring: Tillader konsistente og forudsigelige farver på tværs af forskellige enheder og over tid.
5. ISO Standard Overholdelse: Overholder ISO 19005-standarden, hvilket sikrer dokumentets fremtidige læsbarhed.
6. Metadata Lagring: PDF/a understøtter indlejring af metadata i XML-format, hvilket giver detaljeret information om dokumentet.
7. Ingen Lyd- eller Videoinhold: For at sikre langtidsarkivering er multimedieindhold, der kan blive forældet, ikke tilladt.
8. Begrænset Komprimering: Kun stabile og bredt anvendte komprimeringsmetoder som JPEG 2000 er tilladt.
9. Tilgængelighed: Understøtter funktioner som tagget PDF for at sikre, at dokumentet er tilgængeligt.
10. Gennemsigtighed: Brug af gennemsigtighed er klart defineret for at sikre konsistent gengivelse over tid.

Fordele ved PDF/a:

1. Sikrer langtidsbevaring af digitale filer.
2. Dokumenter er selvstændige; alt nødvendigt for at vise dokumentet er indlejret i det.
3. Overholdelse af ISO 19005-standarder sikrer fremtidig læsbarhed.

Top 3 apps til at skabe PDF/a:

1. Adobe Acrobat (Opret PDF/a-kompatible filer)
2. PDF/A-2 Skaber
3. Microsoft Word (Gem som PDF/a funktion)

Top 3 apps til at læse PDF/a:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/a Viewer til Windows
3. Foxit PhantomPDF

Anvendelsesområder for PDF/a

1. Juridiske Dokumenter: På grund af PDF/a's langtidsholdbare arkivering er det ideelt til opbevaring af juridiske dokumenter, der kan skulle tilgås mange år senere.
2. Medicinske Journaler: PDF/a sikrer, at patientjournaler med indlejrede skrifttyper og billeder forbliver konsistente og tilgængelige over tid.
3. Offentlige Dokumenter: Kommunale, statslige og føderale myndigheder bruger PDF/a til arkivering af dokumenter af historisk eller juridisk betydning.
4. Specialer og Afhandlinger: Universiteter kan kræve, at studerende indleverer deres specialer i PDF/a-format for at sikre den langsigtede bevaring af akademisk arbejde.
5. Biblioteksarkiver: Biblioteker, der overgår til digitale formater, kan bruge PDF/a til at bevare gamle bøger, tidsskrifter og manuskripter.
6. Virksomhedsarkiver: Virksomheder bruger PDF/a til at bevare årsrapporter, referater og andre vigtige dokumenter.
7. Museumsregistre: Museer, der digitaliserer deres samlinger og optegnelser, kan vælge PDF/a for dets arkivegenskaber.
8. Nyhedsarkiver: Mediehuse, der overgår til digitale arkiver, bruger PDF/a for at sikre, at nyhedsartikler, fotos og udgaver bevares.
9. Forskningsdata: Forskere bruger PDF/a til at arkivere data til fremtidig reference.
10. Ejendoms- og Ejendomspapirer: På grund af den varige karakter af ejendomsrelaterede dokumenter bliver PDF/a et optimalt valg.

Vigtige forskelle mellem PDF og PDF/a:

Selvom begge formater er baseret på de grundlæggende PDF-standarder, er PDF/a specifikt optimeret til arkivering med funktioner og begrænsninger, der sikrer dets langtidsholdbarhed. Almindelige PDF'er er derimod mere fleksible og tilbyder et bredere udvalg af interaktive funktioner, der er velegnede til øjeblikkelig brug og deling.

1. Formål: PDF er til oprettelse af elektroniske dokumenter til øjeblikkelig brug og deling. PDF/a er til langtidsbevaring.
2. Indlejring: PDF/a kræver indlejring af skrifttyper, mens det er valgfrit i PDF.
3. JavaScript og eksekverbare filer: Ikke tilladt i PDF/a, mens PDF understøtter dem.
4. Arkiveringsstandarder: PDF/a er ISO 19005-kompatibel; PDF følger ISO 32000-1.

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Funktion</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/a</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Formål</td>

<td>Generel Brug</td>

<td>Langtidsarkivering</td>

</tr>

<tr>

<td>Indlejring af Skrifttyper</td>

<td>Valgfrit</td>

<td>Obligatorisk</td>

</tr>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>Understøttet</td>

<td>Ikke understøttet</td>

</tr>

<tr>

<td>ISO-standard</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

Afslutningsvis, selvom både PDF og PDF/a falder ind under kategorien Portable Document Format, tjener de forskellige formål. At forstå forskellene vil hjælpe brugerne med at træffe informerede beslutninger om, hvilket format de skal vælge, baseret på deres specifikke behov.