Hlasové nahrávky pro IVR nejsou tak složité. A s naším Ultimátním průvodcem pro hlasové nahrávky pro interaktivní hlasové systémy to může být ještě jednodušší.

Interaktivní hlasové systémy, známé také jako IVR systémy, jsou s námi již nějakou dobu a víceúrovňové IVR systémy se stále primárně používají pro směrování hovorů a správu příchozích hovorů a front hovorů různými typy společností. Tento typ systému pomáhá řídit distribuci hovorů a udržovat tok hovorů, stejně jako udržovat čekací doby, což pomáhá zlepšit zákaznickou zkušenost. Hlasové nahrávky pro IVR systémy také pomáhají při odkazování prvních volajících na správné oddělení.

Tyto telefonní systémy kombinují TTS technologie nebo standardní předem nahrané zprávy s DTMF (Dual-tone multi-frequency) a jsou umožněny technologií CTI.

V podstatě je úkolem těchto systémů fungovat jako ACD a přivítat volající do telefonního hovoru nebo s nimi komunikovat místo skutečného agenta, udržovat je na lince a poskytovat jim informace. Automatizovaný hlasový systém také pomáhá při provozu v centrech automatizované distribuce hovorů. 

Je pochopitelné, že hlasové nahrávky pro IVR (interaktivní hlasová odezva) jsou velmi důležité. Koneckonců, dělají veškerou mluvu — doslova. Je tedy klíčové, aby tento automatický asistent zněl správně. Ale jak to udělat? A jak vůbec vytvořit hlasovou nahrávku pro IVR? Tento průvodce vás provede vším tím a ještě více, takže zůstaňte s námi a dozvíte se vše o tom.

Co je interaktivní hlasové zasílání zpráv (IVMS)?

Krátce jsme se dotkli IVR systémů, ale pojďme se podívat podrobněji na IVR a IVMS. Jak jsme již zmínili, interaktivní hlasové systémy v podstatě fungují jako automatizovaní agenti.

Stačí použít možnosti menu IVR nebo IVMS a vybrat si, která možnost vás zajímá. Je to v podstatě jako mluvit se skutečným agentem, samozřejmě za předpokladu, že vše funguje správně. IVR systém by měl být správně navržen.

To zahrnuje, aby byla zpráva snadno pochopitelná, informativní a také příjemná na poslech. Pokud jsou tyto podmínky splněny, povede to k vyšší spokojenosti zákazníků a usnadní údržbu řízení vztahů se zákazníky (CRM). 

Co je interaktivní hlasové rozpoznávání (IVR)?

Jak jsme zmínili, interaktivní rozpoznávání řeči je způsob přístupu k menu IVR. Některé programy jsou vytvořeny tak, aby zákazník mohl jednoduše komunikovat pomocí svého hlasu. Je to velmi snadné a ušetří vám to námahu s používáním menu.

IVR systémy se obecně využívají k obsluze vysokého objemu hovorů za minimální náklady. Jsou velmi interaktivní a, jak jsme zmínili, ušetří vám starosti s mluvením se skutečným agentem.

Nicméně, když první řešení hovoru nefunguje, klienti, kteří volají, mohou potřebovat, aby je automatický asistent přepojil na skutečného agenta kontaktního centra, takže je důležité, aby vše probíhalo hladce. Koneckonců, IVR potřebuje systém, databázi, telefonní vybavení a vlastní infrastrukturu, aby fungoval.

Dnes může technologie IVR udělat hodně pro vás. To zahrnuje upozornění na zůstatky na účtu, přístup k informacím o účtu, nastavení nebo změnu pinů nebo hesel, vyhledávání informací, provádění plateb a převodů peněz a tak dále.

Další klíčovou součástí IVR je již zmíněné menu. Je to systém odezvy, který umožňuje zákazníkům ovládat IVR systém a řeší zákaznické hovory. Můžete k němu přistupovat jednoduchou metodou dotykové klávesnice nebo pomocí hlasu, v závislosti na programování.

Příprava na váš projekt hlasové nahrávky

Než se pustíte do práce na IVR pro VoIP systém, musíte udělat dvě hlavní věci: pochopit, komu se obracíte, a vytvořit poutavý scénář.

Nejprve zvažte, kdo bude s vaším IVR pracovat. Jsou obeznámeni se softwarem centra, nebo je to jejich první zkušenost s takovým systémem? Jaké jsou jejich preference? Jak komunikují? Tento vhled je klíčový, zejména pokud je vaše hlasová nahrávka integrována do on-premises CRM systémů.

Například, pokud je vaše cílová skupina mladší, může být vhodný zábavný a živý hlas. Nicméně, pro profesionální prostředí může být vhodnější vážnější tón. Výběr správného hlasu zajišťuje, že vaše zpráva rezonuje s posluchačem a zjednodušuje jeho zkušenost.

Vytvoření dobrého scénáře

Dalším krokem je scénář, klíčová součást, pokud chcete zefektivnit cestu uživatele vaším VoIP nebo IVR systémem. Představte si ho jako mapu pro vaše VR nahrávání. Měl by být přímý a stručný.

Zamyslete se nad běžnými dotazy nebo informacemi, které uživatelé mohou hledat, a ujistěte se, že váš scénář na ně odpovídá. Udržujte jazyk jednoduchý, jako byste mluvili s přítelem. Tento přístup zajišťuje jasnost a snadné pochopení, zejména při integraci se softwarem centra.

Při tvorbě scénáře označte, kde je třeba klást důraz, kde udělat pauzu nebo kde by měla být vyjádřena určitá emoce. Takové značky pomáhají hlasovému umělci efektivně předat obsah, což zlepšuje uživatelský zážitek.

S jasným pochopením vaší cílové skupiny a dobře připraveným scénářem jste připraveni začít svůj projekt hlasového záznamu. Ať už jde o systémy na místě nebo cloudové VoIP, první interakce uživatelů je často prostřednictvím vašeho hlasového záznamu. Ujistěte se, že to není jen pozdrav, ale vřelé a informativní přivítání!

Výhody a nevýhody používání IVMS

Existuje několik důležitých výhod, pokud jde o IVMS. Zvláště důležitou výhodou je schopnost optimalizovat dostupnost i mimo běžnou pracovní dobu.

Umožnění samoobsluhy také šetří peníze a čas společnosti, protože mohou své zaměstnance nasměrovat na složitější projekty, místo aby trávili čas v call centru odpovídáním na jednoduché otázky. IVMS může být také užitečné v době, kdy zákazník nemůže mluvit po telefonu.

Nicméně, existují také nevýhody IVMS systémů. Mohou ušetřit peníze, ale v závislosti na konkrétních potřebách společnosti může začlenění IVMS stát více než mít call centrum. Navíc nemusí vždy poskytnout zákazníkům odpovědi, které potřebují, což je může nechat špatně informované nebo zmatené.

Na rozdíl od IVR, které umožňuje zákazníkům zanechat zprávu nebo naplánovat zpětné volání tím, že poskytnou své telefonní číslo nebo dokonce získají potřebné informace, může být IVMS složitější. Navíc IVMS není schopno přepojit vás na správné oddělení v případě, že uděláte chybu při směrování hovoru, protože se v podstatě jedná jen o výměnu SMS.

Jak používat Speechify pro vaše potřeby hlasového záznamu

Speechify je služba převodu textu na řeč, která dokáže převést jakýkoli textový formát na zvukový záznam. Pomocí Speechify můžete převést PDF, Google Docs, články a dokonce i skutečné knihy na zvukový soubor během několika minut v reálném čase.

Speechify má rozsáhlou sbírku různých hlasů, které zní realisticky a jsou příjemné na poslech. Má také různé různé jazyky, což ho činí vhodným i pro uživatele, kteří nemluví anglicky. Speechify má také velmi dostupné ceny a je k dispozici na téměř všech zařízeních.

Proto mohou být TTS služby, jako je Speechify, ideálním řešením IVR pro automatizaci hlasové pošty. Navíc lze Speechify použít, pokud potřebujete hlasový záznam, který může hrát během čekací doby.

Nejdůležitější je, že tito TTS čtenáři jsou ideální pro IVR systémy, protože obvykle přicházejí s velmi realistickými hlasy, které mohou lidi uklidnit a informovat je. Nebo alespoň je udržují na lince, dokud nejsou připraveni být přepojeni na operátora call centra.

Jak může Speechify pomoci s vašimi potřebami IVM?

IVM zahrnuje různé metody hlasového vysílání podporované automatizovaným outsourcingem a telefonními systémy. A hlasy Speechify jsou tak všestranné, že je můžete použít pro všechny typy interaktivních hlasových zprávových systémů.

Konkrétně, Speechify a podobné nástroje jsou vynikající pro potřeby vlastního hlasového vysílání a hlasového záznamu pro nahrávání hovorů díky dostupnosti a všestrannosti. Ceny jsou opět dostupné, což je skvělá nabídka pro malé podnikatele, kteří se snaží ušetřit rozpočet.

Jak jsme již zmínili, samoobsluha je pohodlná a důležitá, a Speechify s tím může také pomoci. Navíc se nemusíte obávat dostupnosti jazyků při hledání dokonalého poskytovatele hlasového záznamu, protože Speechify nabízí mnoho jazyků, ze kterých si můžete vybrat. To je skvělé, protože mnoho kontaktních center obsluhuje širokou zákaznickou základnu.

Speechify je také skvělý, protože si můžete prohlédnout a vyzkoušet různé hlasy před rozhodnutím, což znamená, že máte čas vybrat si ten ideální hlas pro vaše potřeby IVM. Nakonec, hlasy zní velmi realisticky a možnosti přirozeného jazyka jsou skvělé, což zlepšuje zákaznickou zkušenost a využití.

Často kladené otázky

Jaký je nejlepší IVR systém?

Mezi nejlepší dostupné IVR software patří VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk a CloudTalk.

Proč používat IVMS?

IVMS může být obzvláště užitečný během období vysokého objemu hovorů, což umožňuje zákazníkům získat potřebné informace prostřednictvím samoobsluhy.

Jaké jsou nejlepší praktiky pro IVR?

Existuje několik praktik, které mohou zlepšit využití IVR a zákaznickou zkušenost. Například, aby byly možnosti snadno pochopitelné, mít lidsky znějící hlas, nabídnout zákazníkovi možnost spojení s operátorem call centra, mít propagační čekací dobu, povzbuzovat uživatele k připojení na jiné kanály a nabídnout volajícímu jak IVR, tak IVMS.