PDF vs PDF/a

Digitalizace dokumentů přinesla řadu formátů souborů, z nichž každý slouží jedinečným účelům. V tomto článku se podrobně ponoříme do rozdílů...

Digitalizace dokumentů přinesla řadu formátů souborů, z nichž každý slouží jedinečným účelům. V tomto článku se podrobně ponoříme do rozdílů mezi PDF a PDF/a, zdůrazníme jejich individuální význam, aplikace a výhody.

Jaké jsou různé typy PDF?

PDF znamená Portable Document Format. Jak název napovídá, je to univerzálně přijatý formát souboru pro konzistentní zobrazení elektronických dokumentů, bez ohledu na hardware, software nebo operační systémy. PDF dokumenty mohou obsahovat odkazy, tlačítka, formuláře, audio, video a obchodní logiku.

Existují různé verze a typy PDF, jako jsou PDF/a, PDF/X a původní PDF. Každý typ nebo verze PDF slouží jedinečným účelům, přičemž původní PDF je nejběžnější.

Co je to PDF?

PDF, neboli Portable Document Format, je formát souboru, který zachycuje všechny prvky tištěného dokumentu jako elektronický obraz. Tyto dokumenty lze poté procházet, tisknout nebo sdílet s ostatními bez potřeby původní aplikace, která je vytvořila.

PDF soubory mají příponu .pdf

Proč a kdy používat PDF?

• Sdílení: Snadné sdílení dokumentů bez obav o kompatibilitu softwaru.
• Bezpečnost: Zahrnuje digitální podpisy a elektronické podpisy pro zvýšenou bezpečnost dokumentů.
• Univerzálnost: Zobrazitelné na téměř všech zařízeních bez ztráty formátování.

Funkce PDF

1. Interaktivita:
• Hyperlinky: Odkaz na externí zdroje nebo jiné stránky v dokumentu.
• Tlačítka: Mohou provádět různé akce, jako je odeslání formuláře.
• Formuláře: Vyplnitelné pole, která mohou sbírat vstupy uživatelů.
2. Vkládání multimédií:
• Audio a video: Vkládání a přehrávání multimediálního obsahu v dokumentu.
• Obrázky: Vkládání obrázků ve vysokém rozlišení s různými kompresními technikami.
3. Anotace: Přidávání komentářů, poznámek, zvýraznění a dalších prvků do dokumentu.
4. Bezpečnost:
• Šifrování: Ochrana obsahu před neoprávněným přístupem.
• Digitální podpisy: Ověření původu a integrity dokumentu.
• Vodoznaky: Vkládání neviditelných nebo viditelných informací do dokumentu.
5. Kompresní techniky: Snížení velikosti dokumentu kompresí obrázků, textu a dalších prvků.
6. Funkce přístupnosti: Prvky jako značky, alternativní text a záložky zvyšují přístupnost pro osoby se zdravotním postižením.
7. Podpora JavaScriptu: Přidání interaktivity a automatizace úkolů v dokumentu.
8. Vrstvená grafika: Umožňuje vkládání vrstvené grafiky, jako je ta vytvořená v CAD softwaru.
9. 3D obsah: Vkládání a interakce s 3D modely v dokumentu.
10. Struktura dokumentu: Udržuje konzistentní rozvržení, písma a design napříč platformami

Výhody PDF:

1. Udržuje vizuální vzhled původního dokumentu.
2. Poskytuje pokročilé bezpečnostní funkce.
3. Zajišťuje konzistenci napříč různými platformami.

Top 3 aplikace pro vytváření PDF:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (funkce Uložit jako PDF)
3. PDFCreator pro Windows

Top 3 aplikace pro čtení PDF:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

Použití PDF

1. E-knihy: PDF formát je široce používán pro tvorbu a distribuci e-knih díky své kompatibilitě napříč různými platformami.
2. Obchodní smlouvy: Firmy často používají PDF pro sdílení a podepisování smluv, protože je lze snadno anotovat a elektronicky podepsat.
3. Zprávy a odborné studie: PDF nabízí standardizovaný formát, který zachovává integritu písem, obrázků a rozvržení, což je ideální pro zprávy a odborné studie.
4. Návody: Manuály k produktům a softwaru v PDF formátu zajišťují, že uživatelé vidí konzistentní formátování bez ohledu na zařízení nebo platformu.
5. Formuláře: Mnoho institucí používá PDF pro formuláře, protože je lze vyplnit elektronicky.
6. Prezentace: Pro sdílení a zajištění vizuální konzistence snímků.
7. Časopisy a zpravodaje: Digitální verze tištěných médií jsou často v PDF formátu, aby vypadaly stejně jako jejich tištěné protějšky.
8. Vstupenky a palubní lístky: Letecké společnosti, divadla a organizátoři akcí mohou používat PDF pro elektronické vstupenky.
9. Faktury a účtenky: Firmy často zasílají faktury a účtenky zákazníkům ve formátu PDF.
10. Životopisy a portfolia: Profesionálové používají PDF k sdílení svých životopisů a portfolií, což zajišťuje konzistentní vzhled.

Co je PDF/a?

PDF/a je podmnožina PDF speciálně navržená pro dlouhodobé uchovávání a archivaci elektronických dokumentů. Na rozdíl od běžného PDF, PDF/a vyžaduje vložení všech prvků (písma, obrázky, text atd.) použitých v dokumentu, což zajišťuje, že dokumenty budou vypadat stejně i za mnoho let.

Soubory PDF/a mají také příponu .pdf

Proč a kdy používat PDF/a?

• Archivace dokumentů: Zvláště užitečné, když potřebujete dlouhodobou archivaci dokumentů v odvětvích jako právní, zdravotnický a vládní sektor.
• Zachování: Zajišťuje, že dokument zůstane samostatný a prohlížitelný bez externích závislostí.

Funkce PDF/A

1. Dlouhodobé uchovávání: Navrženo pro uchovávání elektronických dokumentů po dlouhou dobu.
2. Samostatný dokument:
• Vložení písem: Zajišťuje, že písma použitá v dokumentu zůstanou konzistentní.
• Žádné externí závislosti: Vše potřebné pro správné zobrazení dokumentu je obsaženo v souboru.
3. Žádný spustitelný obsah: JavaScript a jiný spustitelný obsah je zakázán, aby byla zajištěna dlouhodobá životaschopnost.
4. Správa barev: Umožňuje konzistentní a předvídatelné barvy napříč různými zařízeními a časem.
5. Soulad s ISO standardem: Dodržuje standard ISO 19005, což zajišťuje budoucí čitelnost dokumentu.
6. Ukládání metadat: PDF/a podporuje vkládání metadat ve formátu XML, což nabízí podrobné informace o dokumentu.
7. Žádný audio nebo video obsah: Pro zajištění dlouhodobé archivace není povolen multimediální obsah, který by mohl zastarat.
8. Omezená komprese: Jsou povoleny pouze stabilní a široce přijaté metody komprese jako JPEG 2000.
9. Přístupnost: Podporuje funkce jako označené PDF, aby byl dokument přístupný.
10. Průhlednost: Použití průhlednosti je jasně definováno, aby bylo zajištěno konzistentní vykreslování v průběhu času.

Výhody PDF/a:

1. Zajišťuje dlouhodobé uchovávání digitálních souborů.
2. Dokumenty jsou samostatné; vše potřebné k zobrazení dokumentu je vloženo v něm.
3. Dodržování standardů ISO 19005 zajišťuje budoucí čitelnost.

Top 3 aplikace pro tvorbu PDF/a:

1. Adobe Acrobat (Vytváření souborů kompatibilních s PDF/a)
2. PDF/A-2 Creator
3. Microsoft Word (Funkce uložení jako PDF/a)

Top 3 aplikace pro čtení PDF/a:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/a Viewer pro Windows
3. Foxit PhantomPDF

Použití PDF/a

1. Právní dokumenty: Vzhledem k dlouhodobé archivaci je PDF/a ideální pro ukládání právních dokumentů, které mohou být potřeba i po letech či desetiletích.
2. Zdravotní záznamy: PDF/a zajišťuje, že záznamy pacientů, včetně vložených písem a obrázků, zůstanou konzistentní a přístupné v průběhu času.
3. Vládní záznamy: Městské, státní a federální vlády používají PDF/a pro archivaci dokumentů historického nebo právního významu.
4. Diplomové a disertační práce: Univerzity mohou vyžadovat, aby studenti odevzdávali své práce ve formátu PDF/a pro zajištění dlouhodobého uchování akademických prací.
5. Knihovní archivy: Knihovny, které přecházejí na digitální formáty, mohou používat PDF/a k uchování starých knih, časopisů a rukopisů.
6. Firemní archivy: Společnosti používají PDF/a k uchování výročních zpráv, zápisů ze schůzí a dalších důležitých dokumentů.
7. Muzejní záznamy: Muzea digitalizující své sbírky a záznamy mohou zvolit PDF/a pro jeho archivační vlastnosti.
8. Zpravodajské archivy: Mediální domy přecházející na digitální archivy používají PDF/a k zajištění uchování novinových článků, fotografií a vydání.
9. Výzkumná data: Vědci a výzkumníci používají PDF/a k archivaci dat pro budoucí reference.
10. Dokumenty o nemovitostech: Vzhledem k trvalé povaze dokumentů týkajících se nemovitostí je PDF/a optimální volbou.

Klíčové rozdíly mezi PDF a PDF/a:

I když oba formáty vycházejí ze základních standardů PDF, PDF/a je specificky optimalizován pro archivaci, s funkcemi a omezeními, které zajišťují jeho dlouhověkost. Běžné PDF jsou naopak flexibilnější a nabízejí širší škálu interaktivních funkcí vhodných pro okamžité použití a sdílení.

1. Účel: PDF je pro vytváření elektronických dokumentů pro okamžité použití a sdílení. PDF/a je pro dlouhodobé uchování.
2. Vkládání písem: PDF/a vyžaduje vkládání písem, zatímco u PDF je to volitelné.
3. JavaScript a spustitelné soubory: Nejsou povoleny v PDF/a, zatímco PDF je podporuje.
4. Archivační standardy: PDF/a je v souladu s ISO 19005; PDF se řídí ISO 32000-1.

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Funkce</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/a</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Účel</td>

<td>Obecné použití</td>

<td>Dlouhodobá archivace</td>

</tr>

<tr>

<td>Vkládání písem</td>

<td>Volitelné</td>

<td>Povinné</td>

</tr>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>Podporováno</td>

<td>Nepodporováno</td>

</tr>

<tr>

<td>ISO Standard</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

Závěrem, i když oba formáty PDF a PDF/a spadají do kategorie Přenosný formát dokumentů, slouží různým účelům. Pochopení rozdílů pomůže uživatelům učinit informovaná rozhodnutí o tom, který formát zvolit na základě jejich konkrétních potřeb.